Microsoft 365 ersetzen: was Mailcow und Nextcloud können — und was nicht

Microsoft 365 ist für viele Firmen das Betriebssystem des Büros: Mail, Kalender, Dateien, Office, Teams — ein Abo, alles drin. 2026 fragen uns deutlich mehr Betriebe, was davon sich mit Mailcow und Nextcloud abbilden lässt. Die kurze Antwort: das meiste, aber nicht alles. Hier steht Baustein für Baustein, was läuft, was mit Einschränkung läuft und wofür es keinen Ersatz gibt.

Warum 2026 so viele darüber nachdenken

Drei Gründe hören wir in Tickets immer wieder.

Der Preis pro Nutzer. Microsoft 365 Business Basic kostet rund 7 € je Nutzer und Monat (Stand 10/2026: 7,22 € brutto). Bei zehn Leuten sind das rund 72 € im Monat, bei 25 rund 180 € — und jeder neue Kollege kostet den vollen Satz. Unser Nextcloud Server rechnet nach Speicher, nicht pro Kopf; das Mailhosting nach Postfach-Paket.

Der Exchange im Serverschrank. Exchange Server 2016 und 2019 sind seit dem 14.10.2025 ohne regulären Support. Die kostenpflichtigen Extended Security Updates (ESU) enden am 31.10.2026, eine dritte Periode schließt Microsoft aus. Den Nachfolger Exchange Server SE gibt es nur noch mit Abo-Lizenzen. Das BSI zählte am 28.10.2025 über 30.000 deutsche Exchange-Server mit abgekündigten Versionen und offenem Webzugang (OWA) und nennt den Weiterbetrieb fahrlässig. Wer so einen Server hat, muss ohnehin umziehen — die Frage ist nur wohin.

Datenstandort und Abhängigkeit. Bei Microsoft 365 liegen Mails und Dateien bei einem US-Anbieter, Preis und Funktionsumfang legt der Anbieter fest. Bei uns liegen die Daten auf eigener Hardware an drei deutschen Standorten, und Du kannst Mail und Cloud getrennt kündigen, exportieren oder woanders hinnehmen. Das ist kein moralisches Argument, sondern ein betriebswirtschaftliches: ein Lieferant weniger, von dem alles abhängt.

Baustein für Baustein

Microsoft 365	Gegenstück bei uns	Status
Exchange Online (Mail, Kalender, Kontakte)	Mailcow mit SOGo — Mailhosting mit Deiner Domain oder Postfach ohne eigene Domain	mit Einschränkung: kein Exchange-Modus für Desktop-Outlook
OneDrive, SharePoint-Dateien	Nextcloud Hosting oder Nextcloud Server: Desktop-Sync, Freigaben, Versionsverlauf	vollständig
Word, Excel, PowerPoint im Browser	Euro-Office, in beiden Nextcloud-Produkten vorinstalliert	vollständig
Word, Excel, PowerPoint als Desktop-Programm	kein Ersatz — Desktop-Office bleibt, die Dateien liegen in Nextcloud	kein Ersatz
Teams: Chat und Video	Nextcloud Talk; mit Talk HPB bis 50 gleichzeitige Nutzer, Aufzeichnung als Add-on	mit Einschränkung
Teams: Telefonie, Teams-Apps	—	kein Ersatz
Planner, To Do	Nextcloud Deck (Kanban) und Tasks	vollständig
OneNote	Nextcloud Notes (Markdown-Notizen)	mit Einschränkung
Microsoft Whiteboard	Nextcloud Whiteboard — auf dem Nextcloud Server ab Werk aktiv	vollständig (Server)
SharePoint-Workflows, Power Automate	—	kein Ersatz
Intune, Entra ID	—	kein Ersatz

Die wichtigsten Zeilen im Detail:

Mail. Mailcow liefert Mail per IMAP/SMTP, Kalender und Kontakte per CalDAV/CardDAV, dazu SOGo als Webmail mit Kalender, Adressbuch und Aufgaben. Vollständig laufen Webmail, iPhone und iPad mit Apple Mail, Android, Thunderbird, Apple Mail auf dem Mac und eM Client. Outlook unter Windows läuft per IMAP plus dem Plugin CalDav Synchronizer für Kalender und Kontakte — es läuft, aber nicht im Exchange-Modus. Welche App zu wem passt, steht in Welcher Mailclient passt für Dich?.

Dateien. Der Nextcloud-Desktop-Client ersetzt den OneDrive-Ordner, Freigaben intern und per Link ersetzen für kleine Teams die SharePoint-Bibliothek, der Versionsverlauf ist dabei. Einstieg: Desktop-Client und Sharing intern und extern.

Office. Euro-Office ist die souveräne Office-Suite aus Europa, getragen unter anderem von Nextcloud, IONOS, XWiki und OpenProject. Sie baut auf der bewährten OnlyOffice-Engine auf und öffnet und bearbeitet .docx, .xlsx und .pptx mit hoher Kompatibilität zu Microsoft Office — mehrere Leute gleichzeitig, im Browser. Was sie nicht ist: ein Ersatz für das installierte Desktop-Office mit Makros und Add-ins. Details in Office in Nextcloud.

Chat und Video. Talk deckt Gruppenchats, Anrufe, Bildschirmfreigabe und Gäste per Link ab. Für Runden über eine Handvoll Teilnehmer gehört das High Performance Backend dazu (bis 50 gleichzeitige Talk-Nutzer), Aufzeichnungen laufen über ein eigenes Backend. Was Talk nicht kann, steht in Talk — Chat und Videokonferenzen.

Drei Betriebe, drei Antworten

Handwerksbetrieb, 8 Leute — passt. Zwei Büroarbeitsplätze, der Rest liest Mail auf dem Smartphone. Angebote und Rechnungen als Dateien, ein gemeinsamer Kalender für die Baustellen, ein Chat für die Monteure. Mail über Mailhosting, Dateien und Kalender in Nextcloud, Dokumente in Euro-Office im Browser — niemand im Betrieb braucht Desktop-Outlook. Bei rund 7 € je Nutzer sind das rund 58 € im Monat, die bei Microsoft wegfallen. Was dafür bei uns fällig wird, steht auf den Produktseiten.

Agentur, 15 Leute, Desktop-Office-Pflicht — passt teilweise. Kunden schicken Word-Dokumente mit Änderungsverfolgung und Excel-Modelle mit Makros, die Agentur liefert PowerPoint im Corporate Design. Dateien und Mail ziehen zu uns, Teams wird durch Talk mit HPB ersetzt. Das Desktop-Office bleibt installiert und arbeitet auf den Dateien im Nextcloud-Ordner; Euro-Office im Browser ist die Ergänzung für schnelle Änderungen, nicht der Ersatz. Ein Teil der Lizenzkosten bleibt; dafür liegen Mails und Dateien nicht mehr pro Kopf abgerechnet bei einem US-Anbieter. Wer in Outlook den Exchange-Komfort gewohnt ist, muss den Wechsel zu IMAP plus Plugin wollen — das vorher mit dem Team klären, nicht hinterher.

Firma mit Teams-Telefonie und Power-Automate-Workflows — passt nicht. Die Telefonanlage läuft in Teams, Eingangsrechnungen wandern per Power Automate durch SharePoint, die Notebooks hängen in Intune. Dafür haben wir keinen Ersatz, und wir bauen auch keinen nach. Hier lohnt höchstens ein Teilumzug — etwa das Dateiarchiv nach Nextcloud —, der Rest bleibt. Wir sagen das lieber vor der Bestellung als im ersten Ticket.

Reihenfolge beim Wechsel

Unsere Faustregel: Dateien zuerst, Mail danach. Dateien lassen sich wochenlang parallel betreiben, ohne dass jemand etwas merkt; Mail hat einen Stichtag mit DNS-Umstellung. Eine Ausnahme: Läuft ein ungepatchter Exchange im Haus, kommt Mail nach vorn.

1. Inventur. Welche Microsoft-365-Funktionen nutzt Dein Team wirklich? Teams-Telefonie, Power-Automate-Flows, Shared Mailboxes, Raumbuchung, Intune — jeder Treffer ist entweder ein „kein Ersatz” aus der Tabelle oder ein Punkt für die Planung.
2. Nextcloud aufsetzen. Nutzer und Gruppen anlegen (Benutzer und Gruppen), die Ordnerstruktur aus SharePoint und OneDrive übernehmen, Dateien per Desktop-Client hochladen, Freigaben neu setzen. Dann zwei Wochen mit echten Dokumenten in Euro-Office arbeiten, bevor jemand OneDrive abschaltet.
3. Postfächer anlegen und synchronisieren. In Mailcow die Postfächer anlegen und den Sync-Job in der Mailcow-Oberfläche starten — der holt per IMAP alle Mails, Ordner und Lesestatus im Hintergrund. Aus einem Exchange im Haus geht das genauso, sofern IMAP am Exchange aktiviert ist. Kalender exportierst Du als ICS, Kontakte als vCard oder aus Outlook, beides importierst Du in SOGo. PST-Dateien ziehst Du in Outlook per Drag-and-drop in das IMAP-Konto — oder Du gibst die Migration als begleitete Variante per Ticket an uns. Schritt für Schritt: Migration von Microsoft 365.
4. DNS umstellen. Erst wenn der erste Sync durch ist: MX auf unsere Server, SPF, DKIM und DMARC setzen, danach ein letzter Differenz-Sync. Die Domain braucht danach vier bis acht Wochen Warm-up — wie das geht, steht in Mail-Reputation aufbauen.
5. Clients umstellen. Smartphones und Desktops auf IMAP/CalDAV/CardDAV, die Zugangsdaten aus der Server-Daten-Referenz; Nextcloud-Apps auf Desktop und Mobilgeräten.
6. Parallel laufen lassen, dann kündigen. Zwei Wochen beide Seiten offen halten, dann die Microsoft-Lizenzen auslaufen lassen.

Klartext: was nicht geht

• Kein Exchange-Modus für Desktop-Outlook. Mailcow spricht kein MAPI. ActiveSync (EAS) funktioniert mit Outlook 2019 und neuer, Microsoft 365 und dem neuen Outlook nicht mehr, und SOGo stellt ActiveSync 2026 ganz ein. Outlook unter Windows läuft per IMAP/SMTP plus CalDav Synchronizer; Anleitung in Outlook für Windows einrichten.
• Keine Shared Mailboxes im Exchange-Sinn. Gemeinsame Adressen löst Du über Aliasse oder ein eigenes Postfach mit eigenem Passwort — siehe Aliase und Catchall. Raumbuchung wie in Exchange und serverseitige Outlook-Regeln gibt es nicht; serverseitige Filter gibt es als Sieve.
• Keine Mail-Archivierung. Wer E-Mails nach gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archivieren muss, braucht dafür ein eigenes Werkzeug. Das ist nicht Teil unserer Mail-Produkte.
• Eine Domain je Mailhosting-Tarif. Mehrere Firmierungen heißt beim Mailhosting: ein Paket je Domain. Für mehrere Domains auf einer Instanz gibt es den Mailserver — eigene Mailcow-Instanz mit eigener Sende-IP, unbegrenzte Domains und Postfächer.
• Kein Desktop-Office, keine Teams-Telefonie, keine Workflows. Word, Excel und PowerPoint als installierte Programme, Teams-Telefonie und Teams-Apps, Power Automate, Intune und Entra ID haben bei uns kein Gegenstück.

Häufige Fragen

Können unsere Leute Outlook weiter benutzen? Ja, per IMAP/SMTP; Kalender und Kontakte kommen über das kostenlose Plugin CalDav Synchronizer dazu. Was nicht geht: der Exchange-Modus mit Server-Regeln, Shared Mailboxes und Raumbuchung. Wer genau das braucht, ist bei einem Hosted-Exchange-Angebot (rund 10 € je Postfach) besser aufgehoben als bei uns.

Müssen wir Mail und Dateien zusammen umziehen? Nein. Nextcloud funktioniert unabhängig davon, wo Deine Mail liegt. Viele Firmen ziehen erst die Dateien um, behalten Exchange Online noch ein Jahr und holen die Mail nach — oder umgekehrt.

Was kostet das bei Euch? Microsoft 365 Business Basic liegt bei rund 7 € je Nutzer und Monat. Unsere Preise stehen auf den Produktseiten von Mailhosting, Nextcloud Hosting und Nextcloud Server; der Nextcloud Server rechnet nach Speicher, nicht nach Nutzern. Rechne mit Deiner Kopfzahl nach.

Wie laden wir Externe in Videokonferenzen ein? Per Link. Talk erzeugt für jede Unterhaltung einen Gast-Link, der Gast braucht nur einen Browser. Für Runden über eine Handvoll Teilnehmer gehört das HPB dazu.

Wie lange dauert ein kompletter Wechsel? Dateien: je nach Menge wenige Tage plus zwei Wochen Parallelbetrieb. Mail: bei kleinen Setups ein Tag, bei 25 Postfächern zwei bis vier Tage — Details in Migration von Microsoft 365. Den Warm-up der Mail-Reputation rechnest Du obendrauf.

Wer hilft, wenn wir uns nicht sicher sind? Schreib uns ein Ticket mit Kopfzahl, genutzten Microsoft-365-Funktionen und der Frage, ob Desktop-Outlook Pflicht ist. Einer von uns drei antwortet mit einer Einschätzung — auch wenn sie „nein” lautet.