Postfächer anlegen, bearbeiten und Quotas setzen

Postfächer sind die Mailadressen, die Mails empfangen und versenden können. Pro Postfach: ein Login, ein Passwort, ein Speicherbereich. Du legst sie als Domain-Admin in der Mailcow-GUI an, je nach Tarif hast Du dafür ein bestimmtes Kontingent.

Neues Postfach anlegen

In der Mailcow-GUI:

1. Konfiguration → Mailboxen.
2. Oben rechts Mailbox hinzufügen klicken.

Im Dialog:

Feld	Wert
E-Mail-Adresse	Lokaler Teil (vor dem @), z.B. info
Domain	Aus der Dropdown-Liste — Deine Domain(s)
Vollständiger Name	Anzeigename, z.B. „Vorstand Sportverein”
Passwort / Passwort wiederholen	Initialpasswort für den User
Quota	Speichergröße in MB (z.B. 2048 für 2 GB)

Optional:

• Erzwinge Passwort-Update beim ersten Login: praktisch, wenn Du das Passwort jemand anderem schickst — er muss es beim ersten Login ändern.
• Erzwinge SOGo-Webmail-Zugang: erlaubt nur SOGo, kein IMAP/SMTP für externe Clients.

Klick Hinzufügen. Das Postfach ist sofort aktiv — Mails landen ab jetzt im Postfach, der User kann sich in SOGo einloggen oder einen Mailclient einrichten.

Quota verstehen

Quota ist die Obergrenze, wie viel Speicher dieses Postfach belegen darf. Wird die Grenze erreicht, lehnt der Server eingehende Mails ab und der Sender bekommt einen Bounce.

Empfehlungen aus unserer Erfahrung:

• Privatpostfach mit normaler Nutzung: 2–5 GB
• Geschäftspostfach mit vielen Anhängen: 10–20 GB
• Newsletter-Empfangs-Postfach: 1 GB reicht oft, wenn der User regelmäßig löscht
• Funktionspostfach (info@, kontakt@): 5 GB sicher

Du kannst Quota jederzeit nachträglich anpassen — Mailbox-Eintrag öffnen → Quota ändern → Speichern. Sofort wirksam.

Wichtig: die Summe aller Quotas darf das Tarif-Limit Deines Mailserver-Tarifs nicht überschreiten. Im Dashboard siehst Du, wie viel Du noch frei hast.

Postfach bearbeiten

Klick in der Mailbox-Liste auf eine Adresse → Bearbeiten.

Was Du ändern kannst:

• Aktiv / Inaktiv: Postfach sperren, ohne es zu löschen — Mails werden abgelehnt, Daten bleiben aber.
• Vollständiger Name
• Quota
• Passwort: neue Passwort vergeben — der User wird beim nächsten Login mit dem neuen anmelden müssen.
• TLS erzwingen: Mails an dieses Postfach werden nur über verschlüsselte Verbindungen angenommen. Empfehlen wir aktiv zu lassen.
• Sender-Beschränkungen: welche Adressen dürfen mit dieser Mailbox versenden (default: nur die eigene Adresse).

Speichern → Änderungen sind sofort live.

Passwort ändern

Drei Wege:

1. Als Domain-Admin für ein User-Postfach: Mailbox-Bearbeiten → neues Passwort vergeben.
2. Als User selbst: über SOGo Webmail oder die Mailcow-User-Login-Seite.
3. Per API: für Skript-Automation. Schreib uns ein Ticket, wir richten Dir API-Zugang ein, falls Du das nutzen willst.

Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir: User ändern ihre Passwörter selbst, Du als Domain-Admin setzt nur das Initial-Passwort.

Postfach löschen

Mailbox auswählen → Löschen. Bestätigen.

Vorsicht: Daten sind sofort weg. Wenn der User noch was im Postfach gebraucht hätte, ist es verloren. Bevor Du löschst:

• Der User exportiert seine Mails (in SOGo: alle Mails markieren → exportieren als .eml oder als IMAP-Sync zu einem anderen Account).
• Oder: Du legst das Postfach erstmal nur „inaktiv”, schiebst es nach 30 Tagen Wartezeit, und löschst dann.

Mail-Forwarding und Out-of-Office

Diese Funktionen liegen NICHT im Mailbox-Bereich, sondern in SOGo Webmail:

• Weiterleitung: SOGo → Einstellungen → Filter — eine Regel mit „Alles weiterleiten an X” anlegen.
• Abwesenheits-Notiz: SOGo → Einstellungen → Urlaubsabwesenheit — Text, Datum, automatische Antwort.

Mehr in Persönliche Sieve-Filter im Webmail.

Best Practices

Funktionsadressen statt Personenadressen vergeben. vertrieb@deinverein.de und it@deinverein.de sind langlebiger als claudia@deinverein.de — wenn Claudia geht, musst Du die Adresse nicht mit jeder externen Visitenkarte umbenennen. Personenadressen als zusätzliche Aliase einrichten.

Eigenes Postfach für jeden User, nicht „shared logins”. Wenn drei Personen mit dem gleichen Passwort auf info@deinverein.de zugreifen, weiß keiner, wer was beantwortet hat. Lieber: pro Person ein Postfach (vorname@), und ein gemeinsames info@ als geteilten Ordner via SOGo-Sharing oder als Alias.

TLS erzwingen aktiv lassen. Mails ohne TLS gehen zwar ins Internet, aber nur dann, wenn der Empfänger TLS aktiv unterstützt. Heutzutage tun das praktisch alle Mailserver. TLS off bringt also keinen Vorteil, sondern erlaubt unverschlüsselten Versand.

Quotas nicht zu knapp setzen. Wenn ein Postfach gegen die Quota-Grenze läuft, bekommt der User keine Mails mehr — das ist die typische Quelle für „Wir haben Dir was geschickt, kam aber nicht an”.

Häufige Fragen

Wie viele Postfächer kann ich anlegen? Hängt vom Tarif ab. Klein: 5 Postfächer. Mittel: 25. Groß: 100. Custom-Tarife: nach Bedarf. Im Dashboard siehst Du das Limit.

Was ist der Unterschied zwischen Postfach und Alias? Postfach hat einen eigenen Speicher und Login. Alias ist nur eine Weiterleitungsregel — Mails an den Alias landen im Ziel-Postfach. Mehr in Aliase und Catchall.

Kann ein User mehrere Postfächer haben? Technisch ja — pro Postfach ist ein eigener Login. Praktisch ist es oft sinnvoller, eine Hauptadresse zu haben und weitere Adressen als Aliase.

Was passiert, wenn die Domain-Quota voll ist und ich noch ein Postfach anlegen will? Mailcow lehnt das Anlegen ab. Lösung: bestehende Postfach-Quotas reduzieren oder den Mailserver-Tarif upgraden.

Wird der Speicher in MB oder GB angegeben? In MB. 1024 MB = 1 GB. Aus eigener Erfahrung: anfangs vergeben User gerne 50 MB-Quotas, dann landen Mails im Bounce — lieber 2000 MB (2 GB) als Standard, dann ist Ruhe.

Was, wenn ein User sein Passwort vergessen hat? Du als Domain-Admin änderst das Passwort. SOGo hat keinen „Passwort vergessen”-Self-Service-Flow standardmäßig.

Funktioniert IMAP nach Postfach-Anlage sofort? Ja. Sobald das Postfach in Mailcow steht, kann der User es sofort per IMAP/SMTP/ActiveSync einrichten.

Kann ich Postfächer importieren? Ja, für Migrationen. Wir nutzen imapsync, um Postfächer aus existierenden IMAP-Accounts (Microsoft 365, Google, anderer Anbieter) zu kopieren. Schreib uns ein Ticket mit den Quell-Zugangsdaten — wir migrieren kostenlos.

Weiter geht’s

• Aliase und Catchall einrichten
• App-Passwörter für Mailclients
• SOGo Webmail — erster Login und Übersicht