Erste Anmeldung als Domain-Admin in der Mailcow-GUI

einfach · Stand 8. Mai 2026

Nach der Bestellung haben wir Deine Domain in unserem Mailcow-Server eingerichtet — DNS-Einträge sind gesetzt, DKIM ist aktiv, SSL-Zertifikat läuft. Du musst Dich um den Server-Teil nicht kümmern, das machen wir.

Was Du dann von uns bekommst:

GUI-URL (typisch https://mail.xaweho.de oder die individuelle Mailserver-Adresse Deines Tarifs)
Domain-Admin-Login (typisch Deine Hauptmail-Adresse + Passwort)
Domain-Admin-Berechtigung auf Deine Domain(s)

Die Login-Daten bitte aufheben — gleich nach dem ersten Login das Passwort ändern.

Erste Anmeldung

Öffne die GUI-URL im Browser. Du kommst auf den Mailcow-Login-Bildschirm. Trag Benutzer und Passwort ein.

Direkt nach dem Login landest Du auf dem Übersichts-Dashboard Deiner Domain. Was Du siehst:

Mail-Statistiken der letzten Tage (eingehend / ausgehend)
Speicher-Auslastung Deiner Postfächer
Aktive Postfächer und Aliase
DKIM-Status Deiner Domain (sollte „aktiv” zeigen — wir haben das eingerichtet)

Du siehst weniger Menüpunkte als ein Server-Admin (das sind wir) — nämlich genau das, was Du für Deine Domain brauchst:

Konfiguration → E-Mail

Hier passiert das meiste Tagesgeschäft:

Mailboxen — Postfächer anlegen, Quotas setzen, Passwörter ändern
Domains — Deine Domain(s); hier nur lesend, weil Domain-Verwaltung serverseitig läuft
Aliase — Weiterleitungen wie info@deinedomain.de → vorname@deinedomain.de
Domain-Aliase — wenn Du mehrere Domains hast, die alle aufs gleiche Postfach gehen
App-Passwörter — separate Logins für Mailclients (Outlook, Mailapp), wenn Du 2FA aktiv hast

Konfiguration → Schwarze/Weiße Listen

Schwarze Liste: Adressen oder Domains, von denen niemals Mail angenommen wird
Weiße Liste: Adressen oder Domains, die immer als legitim gelten — egal was der Spam-Filter sagt

E-Mail → Warteschlange (Queue)

Mails, die gerade auf Versand warten oder die wegen temporärer Probleme zwischengespeichert sind. Bei normalem Betrieb meist leer — wenn hier was steht und nicht weggeht: Ticket öffnen, wir prüfen.

E-Mail → Quarantäne

Mails, die als Spam identifiziert und zurückgehalten wurden. Du kannst hier reinschauen, ob fälschlich was geblockt wurde, und freigeben.

System → Profil

Dein eigener Login. Hier änderst Du Dein Passwort und kannst 2FA aktivieren — was wir dringend empfehlen.

Was Du als Erstes machen solltest

Vier Sachen, in dieser Reihenfolge:

1. Eigenes Passwort ändern

System → Profil → Passwort. Aus dem Passwort-Manager generiert, mindestens 16 Zeichen. Das Initial-Passwort, das wir Dir geschickt haben, soll niemand mehr brauchen.

2. 2FA aktivieren

Im selben Bereich der Tab Zwei-Faktor-Authentifizierung → TOTP auswählen. Mit einer App wie Aegis (Android) oder dem iOS-Passwort-Manager den QR-Code scannen, Code bestätigen. Mailcow zeigt Dir Wiederherstellungs-Codes — drucken oder im Passwort-Manager speichern.

Wenn 2FA aktiv ist, wirst Du beim nächsten Login zusätzlich nach dem TOTP-Code gefragt.

Wichtig: Mailclients wie Outlook und Apple Mail können standardmäßig keine 2FA. Dafür gibt’s App-Passwörter — siehe App-Passwörter für Mailclients.

3. Erstes Postfach anlegen oder Hauptpostfach prüfen

Standardmäßig haben wir bei der Bereitstellung ein Hauptpostfach für Dich angelegt. Im Konfiguration → Mailboxen siehst Du, welche Postfächer existieren.

Wenn Du gleich mehrere willst (etwa info@, vorname@): siehe Postfächer anlegen.

4. Test-Mail senden und empfangen

Über das SOGo Webmail — Link findest Du in der Mailcow-GUI oben rechts neben Deinem Profilnamen. SOGo ist die Mail-Web-App, mit der Du auch ohne Mailclient direkt Mail nutzen kannst.

Sende eine Test-Mail an Dein Gmail- oder Privatkonto. In Gmail kommt sie an? Sieh in den Mail-Header (Gmail: drei Punkte → „Original anzeigen”). Wichtige Zeilen:

SPF: PASS
DKIM: PASS
DMARC: PASS

Alle drei sollten PASS zeigen. Wenn ja: Dein Setup ist sauber, Mail kommt überall an.

Wenn nicht: Ticket öffnen, wir checken die DNS-Records.

Was Du in der Mailcow-GUI nicht siehst (und nicht brauchst)

Server-Themen, die wir betreuen und für die Du keinen Zugriff hast:

DNS-Einträge Deiner Domain (MX, SPF, DKIM, DMARC) — wir setzen, pflegen, dokumentieren
Server-Software-Updates und Sicherheits-Patches
IP-Reputation und Blacklist-Monitoring
Server-weite Spam-Filter-Konfiguration (Du siehst nur Deine Domain-Whitelist/Blacklist)
Hardware-Logs

Wenn Du an einer dieser Stellen was wissen oder ändern willst: Ticket schreiben, wir kümmern uns oder erklären, was läuft.

Häufige Fragen

Ich sehe oben im Mailcow weniger Menüpunkte als auf manchen YouTube-Videos. Warum? Weil Du Domain-Admin bist, nicht Server-Admin. Die Server-Admin-Sicht zeigt System-Settings, DNS-Konfiguration, IP-Verwaltung und so weiter — das machen wir intern. Deine GUI ist auf Domain-Verwaltung fokussiert.

Kann ich weitere Domain-Admin-Konten anlegen? Ja. Konfiguration → Domain-Administratoren → Hinzufügen. Praktisch, wenn Du im Team eine Person bestimmst, die Postfächer anlegen darf, ohne dass sie Dein Login bekommt.

Was ist der Unterschied zu SOGo? Mailcow ist die Verwaltungs-GUI (Postfächer anlegen, Aliase, etc.). SOGo ist das Webmail (Mails lesen und schreiben, Kalender, Kontakte). Beide haben eigene Logins, beide nutzen die gleichen Konto-Daten.

Wie sehe ich, ob mein DKIM aktiv ist? Im Dashboard zeigt das DKIM-Status-Feld „aktiv” für Deine Domain. Detail-Check unter mxtoolbox.com/dkim.aspx — Du gibst Deine Domain ein, mxtoolbox zeigt den DKIM-Public-Key.

Was, wenn ich mein Passwort vergesse? Schreib uns ein Ticket. Wir setzen es zurück, Du bekommst ein neues Initial-Passwort und änderst es nach dem Login wieder.

Mailcow-GUI sieht anders aus als bei einem Bekannten — wieso? Mailcow updated sich regelmäßig, das UI ändert sich gelegentlich. Wir spielen Updates in unserem Wartungsfenster ein — das UI-Verhalten kann sich also vom letzten Mal unterscheiden, das Du es gesehen hast. Funktional bleibt aber alles erhalten.

Wo finde ich die Logs zu meinen Mails? E-Mail → Mail-Logs (sichtbar nur für eingehende und ausgehende Mails Deiner Domain). Dort siehst Du Zeitstempel, Sender, Empfänger, Größe, Spam-Score. Bei Problemen mit Mail-Zustellung der erste Anlaufpunkt.

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