Benutzer und Gruppen anlegen

In Nextcloud ist jeder User ein eigenes Konto mit eigenem Speicher, eigenen Files, eigener Konfiguration. Als Admin legst Du sie an, vergibst Quotas und steuerst Berechtigungen über Gruppen.

User anlegen

1. Profil-Icon oben rechts → Benutzer.
2. Oben links + Neuer Benutzer.

Im Dialog:

Feld	Wert
Benutzername	technische ID (wird in URLs verwendet, Kleinschreibung empfohlen)
Anzeigename	sichtbarer Name („Anna Müller”)
Passwort	Initial-Passwort, User soll’s beim ersten Login ändern
E-Mail	wichtig für Benachrichtigungen
Gruppen	optional gleich zuordnen
Speicherquota	wieviel Speicher dieser User nutzen darf

Erstellen klicken. Der User ist sofort aktiv.

Du kannst alternativ direkt eine Einladung per Mail schicken: Häkchen „Welcome-Mail senden” — der User bekommt einen Link zum eigenen Passwort-Setup, ohne dass Du Initial-Passwort vergibst.

Quota verstehen

Quota ist die Obergrenze für den persönlichen Speicher. Erreicht der User die Grenze, kann er keine neuen Files hochladen — alte bleiben bestehen.

Empfehlungen aus unserer Erfahrung:

• Familienmitglied mit Foto-Sync: 50–100 GB
• Geschäftliche User mit Dokumenten: 10–25 GB
• Funktionsadresse / shared Account: 50 GB+
• Vereinsmitglied mit Standard-Nutzung: 5 GB

Quota lässt sich jederzeit nachträglich anpassen — User-Eintrag aufrufen, Quota ändern.

Achtung: die Summe aller Quotas darf den Tarif-Speicher nicht überschreiten. Im Dashboard siehst Du Gesamt-Verbrauch.

Gruppen anlegen und verwalten

Gruppen sind organisatorische Bündel von Usern. Vorteile:

• Sharing-Rechte pro Gruppe vergeben (statt einzeln pro User)
• Apps pro Gruppe aktivieren oder deaktivieren
• Quotas pro Gruppe (mit dem Plugin „Group folders” — siehe unten)

Gruppe anlegen:

1. Benutzer-Verwaltung → linker Sidebar → + Gruppe hinzufügen.
2. Name vergeben (z.B. „Vorstand”, „Familie”, „Buchhaltung”).
3. User per Klick zuordnen.

Standard-Gruppen, die immer existieren:

• admin: Admins der Nextcloud
• everyone: alle User (kann nicht entfernt werden)

User in mehrere Gruppen

Ein User kann in beliebig vielen Gruppen sein. Beim Sharing zählen alle Gruppen — wenn User in „Vorstand” UND „Familie” ist, sieht er Sharings für beide.

Group Folders — geteilte Ordner pro Gruppe

Standardmäßig hat jeder User seinen eigenen Speicher. Mit der App Group Folders (im App-Store, kostenlos) kannst Du Ordner anlegen, die einer Gruppe gehören und für alle Gruppenmitglieder verfügbar sind.

Beispiel-Setup:

• Gruppe „Vorstand”
• Group Folder „Vorstands-Dokumente” mit 50 GB Quota
• Alle Vorstandsmitglieder sehen den Ordner automatisch in ihrer Datei-Liste

Aktivieren:

1. Verwaltungs-Einstellungen → Apps → Group Folders → Aktivieren.
2. Neuer Menüpunkt Group Folders in den Verwaltungs-Einstellungen.
3. Group Folder anlegen, Gruppe zuordnen, Quota setzen.

Aus unserer Erfahrung sehr beliebt für Vereine, Familien-Setups und kleine Teams.

User deaktivieren statt löschen

Wenn ein User die Organisation verlässt (Mitarbeiter geht, Vereinsmitglied tritt aus):

• Deaktivieren: User kann sich nicht mehr einloggen, alle Files bleiben erhalten. Sharings bleiben aktiv.
• Löschen: Account weg, alle persönlichen Files (in seinem home-Ordner) gelöscht. Group-Folder-Files bleiben.

Aus unserer Empfehlung: erstmal deaktivieren. Nach 30–60 Tagen Wartezeit prüfen, ob jemand noch was vom User braucht. Dann erst löschen.

User-Edit → Status → Deaktivieren.

Datenexport vor Löschung: Wenn der User noch persönliche Files braucht, im User-Edit auf „Daten herunterladen” — exportiert ein ZIP mit allen seinen Files. Übergebe das dem User.

Sub-Admins

Wenn Du Verwaltungs-Aufgaben delegieren willst (etwa: jemand soll User in der Gruppe „Vorstand” verwalten dürfen, ohne Server-weit Admin zu sein):

1. Benutzer-Verwaltung → User auswählen → bearbeiten → Gruppe zuordnen.
2. Bei der Gruppe Group-Admin als Häkchen setzen.

Der User kann jetzt User innerhalb dieser Gruppe verwalten — neue anlegen, deaktivieren, Passwort setzen — aber nicht Admin-Settings ändern.

Login-Optionen

Pro User: in Persönliche Einstellungen → Sicherheit kann er weitere Authentifizierungs-Mechanismen einrichten:

• App-Passwörter: für Mailclients, Mobile-Apps, Desktop-Sync. Empfehlen wir aktiv zu nutzen, vor allem mit 2FA.
• 2FA (TOTP, U2F, etc.): siehe 2FA und Sicherheit.
• WebAuthn / Hardware-Keys: für höchste Sicherheit, mit YubiKey oder ähnlichem.

Als Admin kannst Du 2FA-Pflicht für bestimmte Gruppen erzwingen — siehe ebenfalls 2FA und Sicherheit.

Automatische User-Bereitstellung

Bei größeren Setups lohnt sich Automatisierung:

• LDAP / Active Directory: User aus einem Verzeichnis-Dienst importieren. App im App-Store, Konfiguration komplex.
• SAML / OAuth: Single-Sign-On gegen externes Identitäts-System.
• OCC user:add: per Kommandozeile User scripten, mit SSH-Zugang.

Aus unserer Erfahrung: für 5–50 User reicht manuelle Anlage. Über 50 User → automatisieren. Wir helfen bei Setup-Fragen — Ticket öffnen.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich einen User direkt lösche? Sein home-Ordner und alle persönlichen Files werden weg. Sharings, die er erstellt hat, werden auch entfernt. Files in Group Folders bleiben.

Kann ein User mehrere E-Mail-Adressen haben? Eine primäre, plus zusätzliche im Profil. Notifications gehen nur an die primäre.

Wie ändere ich das Passwort eines Users? Benutzer-Verwaltung → User auswählen → Passwort-Feld → neues Passwort vergeben.

Was ist der Unterschied zwischen „Anzeigename” und „Benutzername”?

• Benutzername ist die technische ID, in URLs sichtbar (https://cloud.example.de/u/<username>), nicht änderbar.
• Anzeigename ist, was andere User sehen — kann jederzeit geändert werden.

Bei Anlegen vorsichtig wählen, weil der Benutzername nicht änderbar ist. Bei Tippfehler: User löschen, neu anlegen.

Funktioniert User-Login per E-Mail-Adresse? Ab Nextcloud 22 standardmäßig ja — User kann sich mit Username oder Mail-Adresse einloggen.

Wie viele User kann ich auf meinem Tarif haben? Bei Shared-Tarifen: unbegrenzt. Bei Server-Tarifen: hängt von der Hardware-Größe ab — wir bauen Dir die Maschine groß genug.

Wie schütze ich mich davor, dass User unbeschränkt Speicher nutzen? Quota pro User. Plus Group Folders mit eigener Quota für geteilte Bereiche. So hat jeder einen eigenen begrenzten Bereich, geteilte Sachen sind separat begrenzt.

Weiter geht’s

• Sharing intern und extern
• Sharing-Links mit Passwort und Ablauf
• 2FA und Sicherheit