Persönliche Sieve-Filter im SOGo Webmail

Persönliche Sieve-Filter sind Filterregeln, die nur für Dein Postfach gelten und die Du direkt im SOGo Webmail anlegst. Mit ihnen kannst Du Mails automatisch sortieren, Sender markieren, Newsletter wegfiltern oder eine Abwesenheits-Notiz einrichten.

Diese Filter laufen serverseitig — auch wenn Dein Mailclient nicht offen ist, werden Mails sortiert. Im Gegensatz dazu wirken Outlook- oder Apple-Mail-Regeln nur in dem Client.

Filter-Bereich öffnen

Im SOGo:

1. Oben rechts auf das Profilbild → Einstellungen.
2. Tab Filter.

Du siehst eine Liste Deiner aktiven Filter. Standardmäßig leer.

Ersten Filter anlegen

Neuer Filter klicken.

Im Filter-Editor:

• Name: sprechende Bezeichnung (z.B. „Newsletter sortieren”)
• Bedingungen: was soll matchen
• Aktionen: was soll passieren

Bedingungen

Jede Bedingung hat:

Element	Beispiel
Feld	Von, An, Cc, Betreff, Body, jede beliebige Mail-Header
Operator	enthält / ist gleich / passt auf Pattern
Wert	„newsletter@” oder „[Rechnung]”

Mehrere Bedingungen verknüpfst Du mit „UND” oder „ODER”.

Aktionen

Was soll mit der passenden Mail passieren:

• In Ordner verschieben: nach „Newsletter”, „Rechnungen”, „Spam”
• Weiterleiten an: andere Mail-Adresse
• Kopie weiterleiten: Original im Postfach + Kopie zur anderen Adresse
• Verwerfen: Mail in den Mülleimer (nicht in Trash, sondern komplett weg)
• Mit Flag markieren: rotes Flag, gelesen, ungelesen
• Stop: Filter abbrechen, weitere Filter werden nicht ausgeführt

Beispiel-Filter, die wir oft sehen

1. Newsletter sortieren

Bedingung	Wert
Von enthält	@newsletter.de ODER newsletter@firma-x.com

Aktion: in Ordner „Newsletter” verschieben.

So fliegt der ganze Newsletter-Lärm aus dem Posteingang.

2. Rechnungen markieren

Bedingung	Wert
Betreff enthält	[Rechnung] ODER Rechnung Nr.

Aktion: in Ordner „Rechnungen” verschieben + mit Flag markieren.

3. Mails von wichtigem Sender immer in den Posteingang

Bedingung	Wert
Von ist	chef@firma.de

Aktion: stop.

Mit stop als einziger Aktion erreichst Du, dass keine späteren Filter (etwa Spam-Sortierung) noch greifen — wichtige Mails kommen garantiert im Posteingang an.

4. Spam-Score-basierte Sortierung

Bedingung	Wert
Header X-Spamd-Score größer als	8

Aktion: in Ordner „Junk” verschieben.

Mailcow hat seinen eigenen Spam-Filter, der pro Mail einen Score setzt. Mit dieser Regel verschiebst Du sehr-spam-Mails in Junk, ohne dass legitime Mails (Score < 8) betroffen sind.

5. Aliase in eigene Ordner

Bedingung	Wert
An enthält	info@deinverein.de

Aktion: in Ordner „Info-Mails” verschieben.

Wenn Du info@ als Alias auf Dein Hauptpostfach gehoben hast, kannst Du so die Info-Mails von Deinen persönlichen trennen.

Abwesenheits-Notiz / Auto-Reply

Spezialfall: in den Einstellungen → Urlaubsabwesenheit richtest Du eine automatische Antwort ein.

Felder:

• Aktiv anhaken
• Datum von / bis: wenn Du nur in einem bestimmten Zeitraum abwesend bist
• Betreff: für die Auto-Reply-Mail
• Nachricht: Dein Abwesenheits-Text

Aus unserer Erfahrung guter Auto-Reply-Text:

Vielen Dank für Deine Mail.

Ich bin vom 15.07. bis 31.07.2026 nicht erreichbar.
In dringenden Fällen wende Dich bitte an kollegin@deinverein.de.

Ab dem 01.08. bin ich wieder im Büro und antworte zeitnah.

Beste Grüße
Vorname

Achtung: jede Mail an Dein Postfach bekommt eine Auto-Reply, auch Newsletter. SOGo verhindert Endlosschleifen mit anderen Auto-Reply-Systemen, aber bei sehr vielen eingehenden Newslettern bekommen die Newsletter-Anbieter viele Auto-Replies — schreib also sinnvolle Texte, nicht „Ich bin im Urlaub”.

Filter testen

SOGo hat keinen Filter-Tester eingebaut. Best Practice:

1. Filter anlegen.
2. Test-Mail an Dich selbst schicken, die der Filter erfassen soll.
3. Schauen, ob die Mail im richtigen Ordner landet.

Bei syntaktischen Fehlern lehnt SOGo das Speichern direkt ab.

Reihenfolge der Filter

Wenn Du mehrere Filter hast, läuft jede Mail durch alle Filter — in der Reihenfolge der Liste. Erste passende Aktion greift.

Du kannst die Reihenfolge per Drag-and-Drop in der Filter-Liste ändern.

Wichtig: Filter mit stop brechen die Verarbeitung ab. Wenn ein Filter etwa wichtige Mails sicher in den Posteingang stellt + stop, greifen Folgesfilter nicht mehr.

Best Practices

Mit wenigen Filtern anfangen. 3–5 Filter reichen für die meisten Postfächer. Mehr wird unübersichtlich, und ungenutzte Filter sind technische Schulden.

Verwerfen ist endgültig. Mit discard ist die Mail weg — kein Weg zurück. Lieber fileinto "Verdacht" und einmal pro Woche durchgucken.

Filter regelmäßig prüfen. Newsletter-Domains ändern sich, Sender wechseln. Einmal pro Quartal die Filter durchgehen — was matched noch, was nicht?

Auto-Reply mit Datum bauen. Statt manuell aktivieren / deaktivieren, im Auto-Reply den Zeitraum eintragen. SOGo schaltet automatisch.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zu Mailclient-Filtern? Sieve-Filter laufen auf dem Server — auch wenn Dein Mailclient aus ist. Mailclient-Filter (Outlook-Regeln, Thunderbird-Filter) laufen nur, wenn der Client offen ist. Server-Filter sind robuster, Client-Filter haben mehr Optionen (etwa „in den Papierkorb verschieben mit Verzögerung”).

Kann ich Sieve-Skripte direkt schreiben? Im SOGo-Webmail nicht — es zeigt nur einen GUI-Filter-Editor. Wenn Du Profi-Sieve-Skripte hast, kannst Du sie via IMAP-Sieve-Tools (etwa pysieved oder Sieve Editor in Thunderbird) hochladen.

Wie viele Filter sind erlaubt? Praktisch unbegrenzt. Performance-mäßig wird’s bei 50+ Filtern langsam — aber Postfächer mit so vielen Filtern haben wir selten gesehen.

Greifen Filter auf bereits empfangene Mails? Standardmäßig nein — Sieve-Filter wirken auf neu eingehende Mails. Für bereits empfangene Mails kannst Du sie manuell einmal anwenden („Filter jetzt ausführen”) oder nutzt SOGo’s Sortier-Funktion.

Was passiert, wenn ich einen Filter mit discard setze und dann wegen Tippfehler die falschen Mails treffe? Die Mails sind weg, nicht wiederherstellbar. Daher: lieber fileinto "Test-Discard" für eine Woche zum Testen, dann erst discard.

Kann ich Filter Domain-übergreifend nutzen? Persönliche Filter gelten nur für Dein Postfach. Domain-weite Filter setzt der Domain-Admin in der Mailcow-GUI — siehe Domain-weite Sieve-Filter.

Was, wenn Auto-Reply nicht funktioniert? Häufige Ursachen: Datum-Range falsch (Start nach Ende), Auto-Reply nur für interne Mails konfiguriert (Häkchen prüfen), oder Mailcow hat das Auto-Reply nicht aktiviert (im Mail-Log nachsehen).

Weiter geht’s

• SOGo Webmail — erster Login und Übersicht
• Spam und Junk verstehen
• Domain-weite Sieve-Filter