SOGo ist die Mail-, Kalender- und Kontakt-Oberfläche, die mit Mailcow mitkommt. Du erreichst sie unter https://mail.xaweho.de/SOGo/ (oder einer ähnlichen Adresse, die wir Dir nach Bestellung mitteilen). Login mit Deiner vollständigen Mailadresse und Deinem Postfach-Passwort.
Wenn Du 2FA auf dem Postfach aktiv hast, wirst Du zusätzlich nach dem TOTP-Code gefragt.
Was Du im SOGo siehst
Beim ersten Login landest Du in der Mail-Ansicht. Vier Hauptbereiche, jeweils ein Reiter oben:
| Reiter | Funktion |
|---|---|
| Posteingang, Ordnerstruktur, Mailclient-Funktionalität | |
| Kalender | Termine, geteilte Kalender, Erinnerungen |
| Adressbücher | Kontakte, Gruppen, Geburtstage |
| Aufgaben | To-do-Listen mit Fälligkeit |
Mail-Ansicht im Detail
Drei-Spalten-Layout, das jede moderne Mailapp nutzt:
- Links: Ordnerliste — Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Spam, Papierkorb, plus eigene Ordner.
- Mitte: Mail-Liste der ausgewählten Ordner.
- Rechts: Vorschau der ausgewählten Mail.
Beim ersten Login siehst Du den Posteingang. Falls schon Mails da sind: Klick auf eine Mail → Vorschau rechts. Sonst sendest Du Dir am besten eine Test-Mail, um zu sehen, dass alles funktioniert.
Mail schreiben
Oben links Schreiben klicken (oder Tastenkürzel m). Es öffnet sich ein neuer Tab mit dem Compose-Fenster:
- Empfänger: Adresse eintippen, Auto-Vervollständigung aus Deinen Adressbüchern und früheren Empfängern.
- Betreff: ein guter Betreff hilft dem Empfänger.
- Inhalt: Plain-Text oder HTML wählbar (Schalter unten). Standard ist Plain-Text — was wir empfehlen, weil HTML-Mails oft nervig formatiert ankommen.
- Anhänge: Drag-and-Drop oder den Büroklammer-Button.
Vor dem Senden noch Möglichkeit für:
- Empfangsbestätigung anfordern (selten gebraucht, oft ignoriert)
- Priorität setzen (wirkt nur als Hinweis im Empfänger-Client)
- Verschlüsselung mit S/MIME (siehe unten)
Identitäten
Wenn Du mehrere Mailadressen verwaltest, die alle aufs gleiche Postfach gehen — etwa Dein eigenes Postfach plus die Aliase info@, kontakt@ — kannst Du beim Schreiben aus mehreren Identitäten wählen.
Einrichten: oben rechts Profilbild → Einstellungen → Identitäten → Neu.
Pro Identität:
- Name: Anzeige-Name.
- E-Mail: die Absende-Adresse.
- Antwortadresse: optional eine andere Reply-To.
- Signatur: pro Identität separat.
Damit das Versenden funktioniert, muss in Mailcow im Postfach unter Sender-Beschränkungen der Alias als erlaubter Sender hinterlegt sein.
Signatur einrichten
Oben rechts Profilbild → Einstellungen → Identitäten → die Identität bearbeiten → Signatur-Feld.
Aus unserer Erfahrung sinnvolle Signatur-Inhalte:
- Name + Funktion
- Optional: Telefon
- Webseite (mit
https://) - Bei Geschäftsaccounts: rechtliche Pflichtangaben (USt-ID, Geschäftsführer, HRB)
Vermeide übergroße Bilder oder ASCII-Art — das macht Mails groß und sieht in vielen Mailclients schlecht aus.
Ordner verwalten
Standard-Ordner: Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Spam, Papierkorb.
Eigene Unterordner anlegen: Rechtsklick auf einen bestehenden Ordner → Neuer Ordner. Hierarchien sind erlaubt — Posteingang/Kunden/Firma X ist okay.
Ordner-Aktionen per Rechtsklick:
- Umbenennen
- Löschen
- Als gelesen markieren
- Abonnements verwalten (wenn Ordner per IMAP nicht alle Clients angezeigt werden, hier abonnieren).
Mail-Suche
Suchfeld oben in der Mail-Liste. SOGo durchsucht den aktuell ausgewählten Ordner — für domain-weite Suche musst Du den ganzen Posteingang oder alle Ordner einzeln auswählen.
Erweiterte Suche: Klick aufs Lupen-Symbol → Filter nach Sender, Betreff, Datum, Anhang-Typ. Praktisch, wenn Du eine bestimmte Mail von vor Monaten suchst.
Tastenkürzel
SOGo hat brauchbare Tastenkürzel — ein paar wichtige:
| Kürzel | Funktion |
|---|---|
m | Neue Mail schreiben |
r | Antworten |
a | Allen antworten |
f | Weiterleiten |
Backspace | Mail löschen |
n / p | Nächste / Vorherige Mail |
s | Mail markieren (Stern) |
Vollständige Liste: oben rechts Profilbild → Hilfe → Tastenkürzel.
Drei wichtige Einstellungen für den Anfang
Nach dem ersten Login in Einstellungen drei Dinge prüfen:
1. Sprache und Zeitzone
Allgemein → Sprache und Zeitformat. Sollte automatisch erkannt sein (Deutsch + Berlin), aber prüfen.
2. Mail-Sortierung
Mail → Mail-Anzeige → Sortieren nach: standardmäßig „Datum absteigend” (neueste oben). Wer lieber chronologisch will: ändern.
3. Spam-Verhalten
Mail → Filter → Spam-Filter (siehe Persönliche Sieve-Filter). Standardmäßig wird Spam in den Junk-Ordner verschoben — was wir empfehlen.
Mobile-Nutzung
SOGo Webmail funktioniert im Smartphone-Browser, ist aber nicht ideal — Layout ist für Desktop optimiert. Aus unserer Erfahrung: für Smartphones lieber:
- Native Mail-App des Smartphones mit IMAP-Konfiguration — siehe Apple Mail iPhone oder Android-Pendants.
- ActiveSync für Push-Mail mit Mail/Kalender/Kontakte-Sync auf einem Schlag.
Sicherheit und Datenschutz
SOGo läuft komplett über HTTPS, alle Daten werden verschlüsselt übertragen. Deine Mails liegen unverschlüsselt auf unserem Mailserver — für End-zu-End-Verschlüsselung brauchst Du PGP oder S/MIME (was kein Mainstream-User nutzt, aber für sensible Kommunikation sinnvoll sein kann).
Login-Sessions in SOGo halten standardmäßig 24 Stunden. Bei längerer Inaktivität wirst Du automatisch ausgeloggt.
Häufige Fragen
Warum heißt es SOGo, nicht Mailcow Webmail? SOGo ist eine eigenständige Open-Source-Mail-Suite, die in Mailcow integriert ist. Mailcow ist die Verwaltungs-Plattform drumherum — Postfächer, Aliase, Spam-Filter. SOGo ist die User-Oberfläche.
Welche Datenmengen verkraftet SOGo? Auf Server-Seite handelt SOGo Postfächer mit zehntausenden Mails problemlos. Im Browser merkst Du langsamere Mail-Listen, wenn ein Ordner viele tausend Mails enthält — dann lieber Suche statt Scroll-through.
Kann ich Mails aus SOGo nach Outlook exportieren? Ja, indirekt: in SOGo Mails markieren → Exportieren als .mbox. Outlook kann mbox importieren. Praktischer ist meist: Outlook per IMAP an dasselbe Postfach anbinden — alle Mails sind sofort drin.
Synchronisieren sich SOGo und meine Mailclients in Echtzeit? Ja, über IMAP. Wenn Du im Outlook eine Mail liest, ist sie auch im SOGo als gelesen markiert (gleiche IMAP-Flags). Wenn Du in SOGo einen Ordner anlegst, ist er auch in Outlook sichtbar.
Wo finde ich die Login-URL für SOGo?
Typisch https://mail.xaweho.de/SOGo/. Steht in unserer Bestellbestätigung. Oder oben rechts in der Mailcow-GUI unter Deinem Profilbild ist ein Link „Webmail öffnen”.
Funktioniert SOGo offline? Nein, SOGo ist eine reine Web-Anwendung. Für Offline-Mail-Lesen brauchst Du einen Mailclient mit lokalem Cache (Outlook, Apple Mail, Thunderbird).
Kann ich SOGo auf eigene Domain hosten?
Wir betreiben SOGo unter mail.xaweho.de. Auf eigene Domain umziehen geht nicht ohne Server-Anpassung — frag uns, wenn das wichtig für Dich ist.
Weiter geht’s
Erste Anmeldung als Domain-Admin in der Mailcow-GUI
Nach der Bestellung Deines Mailserver-Tarifs bekommst Du Zugang zur Mailcow-GUI. Hier ein Überblick, was Du als Domain-Admin siehst und wo Du was findest.
Postfächer anlegen, bearbeiten und Quotas setzen
So legst Du als Domain-Admin neue Mailadressen an, vergibst Speicher-Quotas, änderst Passwörter und löscht Postfächer wieder.
Aliase und Catchall einrichten
Mehrere Mailadressen auf ein Postfach umleiten — info@, kontakt@, presse@ alles in eine Mailbox. Plus Catchall für alle Tippfehler-Adressen.
App-Passwörter für Mailclients und ActiveSync erstellen
Wenn Du 2FA aktiv hast, brauchen Outlook, Apple Mail, ActiveSync ein App-Passwort statt des Haupt-Passworts. So legst Du sie an, widerrufst sie und vermeidest Passwort-Chaos.