Wenn bei Dir noch ein Exchange 2016 oder 2019 im Serverschrank steht, hast Du diesen Artikel vermutlich nicht aus Neugier geöffnet. Am 31.10.2026 ist Schluss — endgültig. Die Frage, die dann im Ticket steht, ist immer dieselbe: „Und was jetzt?” Hier die vier Wege, die bleiben, und die Kriterien, nach denen wir selbst entscheiden würden. Eine Empfehlung gibt es am Ende — nach dem Vergleich, nicht davor.
Was am 31.10.2026 passiert
Der reguläre Support für Exchange Server 2016 und 2019 endete am 14.10.2025. Seitdem gab es Sicherheitsupdates nur noch gegen Geld, als Extended Security Updates (ESU). Die zweite und letzte ESU-Periode endet am 31.10.2026; eine dritte schließt Microsoft aus. Danach gilt für alle: keine Patches mehr, egal wie viel Du zahlst. Wer die ESU nie gekauft hat, läuft ohnehin seit Oktober 2025 ungepatcht.
Warum „einfach weiterlaufen lassen” keine Option ist: Ein Mailserver hängt per Definition im Internet — Port 25 für den Empfang, Outlook on the web (OWA) für die Nutzer. Jede Lücke, die nach dem Stichtag bekannt wird, bleibt dauerhaft offen. Das BSI zählte am 28.10.2025 über 30.000 deutsche Exchange-Server mit abgekündigten Versionen und offenem OWA und nennt den Weiterbetrieb fahrlässig. Deutlicher formuliert eine Behörde selten.
Den Nachfolger Exchange Server SE (Subscription Edition) gibt es nur noch mit Abo-Lizenzen. Einmal kaufen und jahrelang laufen lassen ist vorbei — für eine kleine Firma ein guter Anlass, den eigenen Exchange grundsätzlich zu hinterfragen.
Die vier Wege im Vergleich
| Betriebsmodell | Abrechnung | Outlook-Desktop | Datenstandort | Wer kümmert sich | |
|---|---|---|---|---|---|
| Exchange Server SE | Eigener Server, von Dir betrieben | Abo-Lizenzen statt Kauf, dazu Hardware und Admin-Zeit | Volles Outlook im Exchange-Modus | Bei Dir | Du oder Dein IT-Dienstleister |
| Microsoft 365 / Exchange Online | Microsoft-Cloud, eigener Tenant | Je Nutzer und Monat | Volles Outlook im Exchange-Modus | Microsoft-Cloud (US-Anbieter) | Microsoft betreibt, Du verwaltest den Tenant |
| Hosted Exchange bei einem deutschen Anbieter | Exchange auf den Servern des Anbieters | Je Postfach und Monat | Volles Outlook im Exchange-Modus | Deutschland, beim Anbieter | Anbieter betreibt, Du klickst Postfächer |
| Eigener Open-Source-Mailserver (Mailcow-Basis) | Eigene Instanz (selbst betrieben oder gehostet) oder geteilter Server beim Anbieter | Pauschale je Tarif oder je Server, nicht je Kopf | IMAP/SMTP plus CalDav Synchronizer — kein Exchange-Modus (MAPI) | Selbst betrieben bei Dir; gehostet beim Anbieter — bei uns eigene Hardware an drei deutschen Standorten | Selbst betrieben Du, gehostet der Anbieter |
Die ersten drei Wege sind technisch dasselbe Produkt — Exchange — an drei Orten; es ändern sich Rechnung, Standort und Zuständigkeit. Der vierte ist das einzige Nicht-Exchange in der Liste und deshalb der einzige, bei dem Du Outlook neu bewerten musst.
Fünf Fragen, die die Entscheidung treffen
Brauchst Du Outlook mit Exchange-Komfort zwingend?
Das ist die Frage, die alle anderen schlägt. Mailcow hat kein MAPI, also kein modernes Desktop-Outlook im Exchange-Modus. ActiveSync (EAS) funktioniert nicht mehr mit Outlook 2019 und neuer, Microsoft 365 und dem neuen Outlook — und SOGo, die Groupware in Mailcow, stellt ActiveSync 2026 ganz ein.
Was läuft: Outlook unter Windows per IMAP/SMTP, Kalender und Kontakte über das kostenlose Plugin CalDav Synchronizer. Vollständig laufen Webmail (SOGo), iPhone und iPad mit Apple Mail, Android, Thunderbird, Apple Mail am Mac und eM Client.
Was es nicht gibt: geteilte Postfächer im Exchange-Sinn, Raumbuchung, serverseitige Outlook-Regeln wie bei Exchange. Serverseitige Filter gibt es trotzdem — als Sieve-Filter im Webmail, nur nicht aus Outlook heraus geklickt.
Kann Dein Team ohne diese Funktionen nicht arbeiten: Weg 1 bis 3. Lebt es ohnehin am Smartphone, im Browser oder in Thunderbird und Outlook ist nur „halt da”: Weg 4 ist offen. Welcher Client wo passt, steht in Welcher Mailclient passt für Dich?.
Wie viele Postfächer?
Je Nutzer abrechnen ist bei drei Postfächern angenehm und bei dreißig eine eigene Budgetzeile. Eine Pauschale rechnet andersherum: Innerhalb der Staffel kostet das elfte Postfach nichts extra, auf einer eigenen Instanz zählt die Kopfzahl gar nicht. Rechne mit Deiner Zahl; ein Beispiel steht unten.
Mehrere Domains?
Alte Firmierung, Tochterbetrieb, Projektdomain — die meisten Firmen haben mehr als eine. Bei unserem Mailhosting gilt eine Domain je Tarif; für die zweite brauchst Du ein zweites Paket. Eine eigene Mailcow-Instanz kennt diese Grenze nicht: eine Instanz, alle Domains, alle Postfächer darunter — bei uns als Mailserver mit eigener Sende-IP.
Wo sollen die Daten liegen?
Bei Exchange SE bei Dir. Bei Microsoft 365 in der Microsoft-Cloud. Bei Hosted Exchange und gehostetem Mailcow in Deutschland beim Anbieter — bei uns auf eigener Hardware an drei deutschen Standorten, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO auf Anfrage. Welcher Standort zählt, entscheiden Deine Kunden, nicht wir.
Wer administriert?
Exchange SE braucht jemanden, der monatlich patcht, Backups prüft und Zertifikate erneuert — dauerhaft, nicht nur beim Aufbau. Microsoft 365 braucht einen Tenant-Admin, der sich in Entra ID und Lizenzen zurechtfindet. Hosted Exchange und gehostetes Mailcow reduzieren das auf Postfächer anlegen, Passwörter setzen, Aliasse pflegen; den Server-Teil macht der Anbieter — bei uns Updates, Backups, Monitoring und ein Ticket, in dem ein Techniker antwortet.
Rechenbeispiel: 10 Postfächer
Preise brutto, Stand Oktober 2026, als Größenordnung mit „rund” — kein Angebot:
| Weg | Je Postfach und Monat | 10 Postfächer im Monat | Im Jahr |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic | 7,22 € | rund 72 € | rund 870 € |
| Exchange Online Plan 1 (Telekom) | 4,38 € | rund 44 € | rund 530 € |
| Hosted Exchange bei einem deutschen Anbieter | rund 10 € | rund 100 € | rund 1.200 € |
| Exchange Server SE | Abo statt Kauf, dazu Hardware, Strom, Admin-Stunden | ohne konkretes Angebot nicht zu beziffern | — |
| Eigener Mailserver auf Mailcow-Basis | Pauschale je Tarif oder Server, keine Kopfzahl | ein Tarif, nicht zehn Rechnungsposten | — |
Fairness-Hinweis: Microsoft 365 Business Basic enthält Teams, OneDrive und Office im Browser. Wer nur Mail vergleichen will, nimmt Exchange Online als Gegenüber — deshalb die Telekom-Zeile. Unser Mailhosting rechnet in Postfach-Staffeln ab — ein Tarif deckt eine feste Zahl Postfächer ab, die Tarife stehen auf der Produktseite. Entscheidend ist die Rechenart: Bei den Pro-Kopf-Modellen kostet jedes neue Postfach genau das, was links steht. Ab welcher Zahl die Pauschale gewinnt, rechnest Du in zwei Minuten selbst aus.
Unsere Einordnung
Wir betreiben Mailcow selbst für unser Mailhosting und würden ungern so tun, als passe es für jeden. Also direkt:
Mailcow passt, wenn Dein Team Mail im Browser, auf dem Smartphone, in Thunderbird oder Apple Mail liest. Wenn Du mehrere Domains hast und sie auf einer Instanz zusammenziehen willst. Wenn der Datenstandort Deutschland ein Argument ist, nicht nur eine Checkbox. Und wenn Du die Pro-Kopf-Rechnung leid bist. Ein eigener Mailserver ist dann die Alternative zu Exchange Online oder Microsoft 365 — bei uns als Mailhosting für eine Domain oder als Mailserver: die eigene Mailcow-Instanz mit eigener Sende-IP für beliebig viele Domains.
Mailcow passt nicht, wenn Dein Team Outlook im Exchange-Modus braucht: geteilte Postfächer, Raumbuchung, Regeln serverseitig aus Outlook heraus. Dann ist Hosted Exchange bei einem deutschen Anbieter der Weg, der Outlook behält und den Server trotzdem aus Deinem Keller holt. Das sagen wir lieber vor der Bestellung als im Ticket danach.
Und weil es oft im selben Atemzug kommt: Microsoft 365 ist mehr als Mail. Teams hat keinen 1:1-Ersatz — Nextcloud Talk deckt Chat und Video ab, mit dem Talk HPB für Teams bis 50 Personen, ohne Teams-Telefonie und Teams-Apps. Word, Excel und PowerPoint als Desktop-Programme ersetzt niemand; Euro-Office im Browser, vorinstalliert im Nextcloud Hosting und im Nextcloud Server, baut auf der bewährten OnlyOffice-Engine auf und öffnet Office-Dateien mit hoher Kompatibilität. SharePoint-Workflows, Power Automate, Intune und Entra-ID-Funktionen fehlen. Das Gesamtbild mit Rechnung steht in Microsoft 365 ersetzen.
Eine Mail-Archivierung ist weder beim Mailhosting noch bei einer Mailcow-Instanz Teil des Produkts. Wenn Du eine brauchst, planst Du sie getrennt ein.
Nächste Schritte
- Inventur. Postfächer, Verteiler, Funktionsadressen, Domains, Datenmenge je Postfach, genutzte Clients. Die typische Überraschung bei Migrationen sind Postfächer, die niemand mehr auf dem Zettel hatte.
- Client-Check. Pro Nutzer: welcher Client, welche Plattform? Welcher Mailclient passt? beantwortet das; für Outlook unter Windows gibt es die Einrichtung per IMAP und CalDav Synchronizer.
- Migration in der richtigen Reihenfolge. Erst Postfächer synchronisieren — per Sync-Job in der Mailcow-Oberfläche (imapsync), aus Exchange über IMAP, sofern IMAP dort aktiviert ist; Kalender und Kontakte per Export aus Outlook (ICS, vCard) und Import in SOGo. Dann MX umstellen, SPF, DKIM und DMARC setzen, danach der Rest-Sync. Schritt für Schritt: Von Exchange zu Mailcow migrieren; ob SPF, DKIM und DMARC durchgehen, prüfst Du mit einer Test-Mail nach der ersten Anmeldung als Domain-Admin.
- Reputation aufbauen. Eine neue Absender-Umgebung hat keine Historie. In den ersten Wochen kein Massenversand; die Hebel stehen in Mail-Reputation aufbauen.
- Unsicher, welcher Weg? Schreib uns ein Ticket mit Postfachzahl, Domains und Client-Liste. Wir sagen Dir, ob Mailcow passt — und wenn nicht, sagen wir das auch.
Häufige Fragen
Kann ich Exchange 2016/2019 nach dem 31.10.2026 hinter der Firewall weiterlaufen lassen? Ein Mailserver, der Mail empfängt, ist aus dem Internet erreichbar — sonst empfängt er nichts. Nach dem Stichtag bleibt jede neu bekannte Lücke dauerhaft offen. Das BSI nennt den Weiterbetrieb fahrlässig; wir haben dem nichts hinzuzufügen.
Läuft Outlook an einem Mailcow-Server? Unter Windows ja — per IMAP/SMTP, Kalender und Kontakte über CalDav Synchronizer. Was nicht läuft: der Exchange-Modus (MAPI) und ActiveSync mit Outlook 2019 und neuer, Microsoft 365 oder dem neuen Outlook. Das neue Outlook leitet IMAP-Konten zusätzlich über Microsoft-Server; was das für Dich heißt, steht in Windows Mail-App und neues Outlook.
Was wird aus Shared Mailboxes, Raumbuchung und Outlook-Regeln?
Funktionsadressen wie info@ richtest Du als Alias auf mehrere Empfänger oder als reguläres Postfach mit gemeinsamem Zugang ein — ein Shared-Mailbox-Konzept wie in Exchange ist das nicht. Raumbuchung gibt es nicht. Regeln legst Du serverseitig als Sieve-Filter im Webmail an, nicht in Outlook.
Geht die Migration direkt aus Exchange heraus? Ja, per IMAP, sofern IMAP am Exchange aktiviert ist; der Sync-Job läuft in der Mailcow-Oberfläche. Liegen die Daten nur als PST vor, ziehst Du sie in Outlook per Drag-and-drop ins IMAP-Konto — oder wir übernehmen die Migration begleitet, per Ticket.
Kann ich erst Mail umziehen und Microsoft 365 später entscheiden? Ja. Mail hängt an Deinem MX-Eintrag, nicht an Teams oder Office. Du kannst Mail zu uns holen und Teams, OneDrive oder die Office-Desktop-Programme so lange bei Microsoft lassen, bis der Rest entschieden ist.
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Erste Anmeldung als Domain-Admin in der Mailcow-GUI
Nach der Bestellung Deines Mailserver-Tarifs bekommst Du Zugang zur Mailcow-GUI. Hier ein Überblick, was Du als Domain-Admin siehst und wo Du was findest.
Postfächer anlegen, bearbeiten und Quotas setzen
So legst Du als Domain-Admin neue Mailadressen an, vergibst Speicher-Quotas, änderst Passwörter und löscht Postfächer wieder.
Aliase und Catchall einrichten
Mehrere Mailadressen auf ein Postfach umleiten — info@, kontakt@, presse@ alles in eine Mailbox. Plus Catchall für alle Tippfehler-Adressen.
App-Passwörter für Mailclients erstellen
Wenn Du 2FA aktiv hast, brauchen Outlook, Apple Mail und Co. ein App-Passwort statt des Haupt-Passworts. So legst Du sie an, widerrufst sie und vermeidest Passwort-Chaos.