Microsoft hat in den letzten Jahren das Mail-Setup auf Windows mehrfach umgebaut. Wir erklären die zwei aktuellen Optionen — und sagen ehrlich, wann Du lieber zum klassischen Outlook oder Thunderbird greifen solltest.
Übersicht der Mail-Apps unter Windows
| App | Ehrlich gesagt |
|---|---|
| Klassisches Outlook (2019/2021/365) | Funktioniert solide. Siehe Outlook Windows. |
| Mail-App (Windows 10/11) | Wird von Microsoft ausgemustert, ersetzt durch das neue Outlook. Funktioniert noch, aber Auslaufmodell. |
| Neues Outlook (Windows 11) | Web-View, leitet Mail über Microsoft-Server. Datenschutz-Bedenken. |
| Thunderbird | Beste Open-Source-Alternative — siehe Thunderbird. |
Aus unserer Erfahrung: für seriöse Nutzung empfehlen wir klassisches Outlook oder Thunderbird. Die Standard-Windows-Mail-App und das neue Outlook funktionieren zwar, haben aber Schwächen.
Standard Mail-App (Windows 10 und Windows 11)
Die App heißt einfach „Mail” und ist auf jedem Windows installiert. Sie wird ab 2024 sukzessive ausgemustert, läuft aber noch.
Setup
- Mail-App öffnen → falls keine Konten: Setup-Dialog erscheint. Sonst: Konten → Konto hinzufügen.
- Erweiterte Konfiguration wählen.
- Internet-E-Mail auswählen.
- Felder ausfüllen:
| Feld | Wert |
|---|---|
| E-Mail-Adresse | volle Mail-Adresse |
| Benutzername | gleiche |
| Kennwort | Postfach- / App-Passwort |
| Kontoname | frei wählbar |
| Senden Sie Ihre Nachrichten unter diesem Namen | Anzeigename |
| Eingangsserver-Typ | IMAP4 |
| Posteingangsserver | mail.xaweho.de:993 |
| Postausgangsserver (SMTP) | mail.xaweho.de:587 |
| SSL erforderlich (eingehend) | aktiviert |
| SSL erforderlich (ausgehend) | aktiviert |
| Authentifizierung erforderlich (ausgehend) | aktiviert |
| Selbe Anmeldedaten verwenden | aktiviert |
Anmelden.
Eigenheiten
- Kein Push-Mail: die App holt im Intervall von 15+ Minuten ab. Mit ActiveSync wäre Push möglich, aber die Standard-App spricht ActiveSync nur für Microsoft 365.
- Keine Sieve-Filter: lokale Regeln gibt’s, aber nur sehr eingeschränkt.
- Keine PGP/S/MIME: für verschlüsselte Mail Lösung außerhalb der App nötig.
Aus unserer Erfahrung: für Laien-Nutzer mit einem Postfach reicht die Mail-App. Für Profi-Bedarf besser klassisches Outlook oder Thunderbird.
Neues Outlook (Windows 11)
Microsoft entwickelt ab 2023 ein „neues Outlook” als Ersatz für Mail-App und (langfristig) auch klassisches Outlook. Es ist eine Web-View — das heißt: die App ist ein Browser im Hintergrund, und Mails werden über Microsoft-Cloud-Endpoints geroutet.
Was das bedeutet
Wenn Du ein Drittanbieter-Konto wie xaweho-Mailcow im neuen Outlook einrichtest, leitet Microsoft Deinen Mail-Verkehr über seine Server. Microsoft sieht also:
- Mit wem Du kommunizierst
- Inhalte (in begrenztem Umfang, anonymisiert)
- Mail-Verhalten (wann, wie viel)
Das ist ein Datenschutz-Issue, das Microsoft offen kommuniziert (in den AGB versteckt). Bei Konten, deren ganzer Sinn DSGVO-konformes Hosting ist (was für viele unserer Mailcow-Kunden zentral ist) — ein Problem.
Trotzdem einrichten
Falls Du das ausprobieren willst:
- Neues Outlook öffnen.
- Add Account → E-Mail-Adresse eintragen.
- Microsoft fragt: „Wo werden diese Nachrichten gespeichert?” → IMAP wählen.
- Server-Daten:
| Feld | Wert |
|---|---|
| IMAP-Server | mail.xaweho.de:993 |
| SMTP-Server | mail.xaweho.de:587 |
| Verschlüsselung | SSL/TLS für IMAP, STARTTLS für SMTP |
| Benutzername | volle Mail-Adresse |
| Kennwort | Postfach- / App-Passwort |
Hinzufügen. Microsoft holt jetzt Deine Mails ab und speichert sie in seiner Cloud.
Unsere Empfehlung
Wenn Du auf das neue Outlook-Look-and-Feel stehst, aber kein Microsoft-Routing willst:
- Thunderbird — moderne UI seit Version 115, leistungsfähig, Open Source.
- Klassisches Outlook 2021/365 — kein Web-Routing, alle Daten lokal.
- eM Client — kommerzieller Mailclient mit modernem Look.
Klassisches Outlook ist die bessere Wahl
Wenn Du eine Microsoft-365-Lizenz hast (oder Office 2021/2024 gekauft), ist klassisches Outlook weiterhin verfügbar und der bessere Weg für Drittanbieter-Konten. Die Apps liegen im Startmenü oft nebeneinander — das eine heißt „Outlook”, das andere „Outlook (neu)” oder „Outlook (classic)”.
Setup für klassisches Outlook: siehe Outlook unter Windows einrichten.
Häufige Fragen
Mail-App sagt „Verbindung mit Server fehlgeschlagen” Häufig ein Tippfehler bei Server, Port oder SSL-Setting. Tippe alle Werte nochmal manuell ein, ohne Copy-Paste. Im Notfall Konto löschen und neu erstellen.
Wie wechsle ich vom neuen Outlook zurück zum klassischen? In der oberen rechten Ecke des neuen Outlook gibt’s einen Schalter „Versuchen Sie das neue Outlook” — wenn er aktiv ist, kannst Du ihn zurückschalten. Damit landest Du wieder im klassischen Outlook.
Microsoft pusht das neue Outlook ständig — ist klassisches Outlook bald weg? Microsoft sagt offiziell, klassisches Outlook bleibt mindestens bis 2029 supportet. In der Praxis wird’s wahrscheinlich länger leben — viele Enterprise-Kunden weigern sich, auf das neue Outlook zu wechseln.
Brauche ich für die Mail-App ein App-Passwort? Bei aktivem 2FA: ja. Mail-App kann mit TOTP nichts anfangen. Siehe App-Passwörter.
Was ist mit Windows-Live-Mail? Windows Live Mail ist seit ~2017 nicht mehr supportet, sollte nicht mehr genutzt werden. Falls noch im Einsatz: dringend wechseln zu Outlook oder Thunderbird.
Ich brauche ActiveSync auf Windows — was geht? Klassisches Outlook unterstützt ActiveSync via Microsoft-Exchange-Account-Profil. Mail-App nicht für Drittanbieter. Neues Outlook nutzt was-auch-immer-Microsoft-im-Hintergrund-macht.
Weiter geht’s
Erste Anmeldung als Domain-Admin in der Mailcow-GUI
Nach der Bestellung Deines Mailserver-Tarifs bekommst Du Zugang zur Mailcow-GUI. Hier ein Überblick, was Du als Domain-Admin siehst und wo Du was findest.
Postfächer anlegen, bearbeiten und Quotas setzen
So legst Du als Domain-Admin neue Mailadressen an, vergibst Speicher-Quotas, änderst Passwörter und löscht Postfächer wieder.
Aliase und Catchall einrichten
Mehrere Mailadressen auf ein Postfach umleiten — info@, kontakt@, presse@ alles in eine Mailbox. Plus Catchall für alle Tippfehler-Adressen.
App-Passwörter für Mailclients und ActiveSync erstellen
Wenn Du 2FA aktiv hast, brauchen Outlook, Apple Mail, ActiveSync ein App-Passwort statt des Haupt-Passworts. So legst Du sie an, widerrufst sie und vermeidest Passwort-Chaos.