Erste Anmeldung als Nextcloud-Admin

Wir richten Deine Nextcloud bei uns ein, bevor wir sie Dir übergeben — Server konfiguriert, Datenbank optimiert, SSL-Zertifikat aktiv, Standard-Apps installiert. In der Setup-Mail bekommst Du:

• Nextcloud-URL (typisch https://<deinname>.cloud.xaweho.de oder eine eigene Subdomain, falls Du sie schon angegeben hast)
• Admin-Benutzername (typisch von Dir vorgegeben oder admin)
• Initial-Passwort (von uns vergeben, bitte direkt nach erstem Login ändern)

Was wir machen, was Du machst

Damit’s klar ist:

Wir (Server-Admin):

• Betreiben den Server, die Datenbank, den Storage
• Spielen Nextcloud-Updates ein
• Halten SSL-Zertifikate aktuell
• Backup-Strategie und Spiegelung
• Reagieren auf Wartungs-Hinweise und Fehlermeldungen, wenn Du uns Bescheid gibst

Du (Nextcloud-Admin):

• Hast vollen Admin-Zugang in der Nextcloud-Web-Oberfläche
• Verwaltest User, Gruppen, Apps, Themes, Sharing-Settings
• Bist verantwortlich für Inhalte, Sharing-Policies, Sicherheit auf Anwendungs-Ebene

Wichtig: wenn Du in der Nextcloud-Admin-Oberfläche Wartungs-Hinweise oder Fehlermeldungen siehst (gelbe oder rote Banner oben), schreib uns ein Ticket — wir kümmern uns auch ausserhalb der Reihe schnell drum. Du musst nichts selbst auf der Server-Ebene fixen.

Erste Anmeldung

Nextcloud-URL im Browser öffnen → Login mit Benutzername und Initial-Passwort.

Beim ersten Login zeigt Nextcloud ein Willkommens-Banner mit Tipps. Kannst Du wegklicken oder durchgehen — alles, was wichtig ist, machen wir hier in der KB.

Was Du in den ersten 10 Minuten machen solltest

Drei Dinge:

1. Passwort ändern

Oben rechts auf das Profil-Icon → Persönliche Einstellungen → Sicherheit. Neues Passwort vergeben — aus dem Passwort-Manager generiert, mindestens 16 Zeichen. Das Initial-Passwort, das wir Dir geschickt haben, soll niemand mehr brauchen.

2. Profil ergänzen

Persönliche Einstellungen → Persönliche Informationen:

• Vollständiger Name: was andere Nutzer sehen
• E-Mail-Adresse: wichtig für Benachrichtigungen
• Profilbild: optional, hilft aber bei Sharing-Funktionen
• Sprache: Deutsch (oder was Du bevorzugst)
• Region: für Datums-/Währungs-Format
• Zeitzone: Berlin

Bei „Sichtbarkeit” entscheidest Du, was andere User sehen. Default ist okay für die meisten.

3. Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren

Auf demselben Bildschirm Tab Sicherheit → Two-Factor-Authentifizierung:

• TOTP (Time-based One-Time-Password) wählen — die Standard-Variante mit Authenticator-Apps.
• QR-Code mit Aegis, 2FAS, Apple-Passwort-Manager oder anderer TOTP-App scannen.
• Code zum Aktivieren eintippen.

Wichtig: Nextcloud zeigt Wiederherstellungs-Codes an. Drucken oder im Passwort-Manager speichern. Wenn Du Deinen TOTP-Generator verlierst, kommst Du nur über diese Codes wieder rein.

Mehr Details in 2FA und Sicherheit.

Die Web-Oberfläche

Die Top-Navigation zeigt:

• Apps-Icons (Dateien, Kalender, Kontakte, Talk, Mail, …)
• Suchfeld (durchsucht Files, Kontakte, Termine — Volltext bei aktiver Search-App)
• Benachrichtigungs-Glocke
• Profil-Icon mit Dropdown zu Einstellungen

Der Hauptbereich zeigt die aktive App. Standardmäßig die Dateien-App — Dein primärer Datei-Browser.

Files hochladen

In der Dateien-App: + → Datei hochladen. Oder Drag-and-Drop in den Browser.

Browser-basierter Upload eignet sich für ein paar Dateien. Für Sync mehrerer GB → der Nextcloud-Desktop-Client (siehe Desktop-Client einrichten — folgt in Tranche 2).

Was Du als nächstes tun solltest

Je nachdem, was Deine Nextcloud sein soll:

• Mehrere User anlegen (Familie, Verein, Team) → Benutzer und Gruppen
• Files mit anderen teilen → Sharing
• Apps installieren oder aktivieren → App-Übersicht
• Office-Editing einrichten → Office-Übersicht
• Talk für Chat/Video → Talk

Der gelbe Banner ganz oben — was tun?

Manchmal zeigt Nextcloud oben einen Hinweis-Banner. Beispiele:

• „Wartungs-Aufgaben verfügbar”
• „Cron-Job hat nicht ausgeführt”
• „Datenbank-Index fehlt”

Was Du tun sollst: Screenshot machen, Ticket bei uns aufmachen. Wir kümmern uns schnell, oft innerhalb von Stunden — auch ausserhalb der regulären Wartungsfenster, weil das oft serverseitige Aufgaben sind.

Was Du nicht tun sollst: in der Admin-Übersicht versuchen, das selbst zu beheben (vor allem nicht „Maintenance Mode aktivieren” oder ähnliches). Auch wenn die Buttons da sind — wir ziehen das saubere Reparieren vor.

SSH-Zugang anfordern (auf eigene Gefahr)

Wenn Du OCC-Befehle ausführen willst (Nextcloud-Kommandozeilen-Tool für Power-User), kannst Du SSH-Zugang anfordern. Schreib uns ein Ticket: „Bitte SSH-Zugang für meine Nextcloud, ich möchte OCC nutzen”.

Wichtig: SSH-Zugang läuft auf eigene Gefahr — Du kannst damit Deine Nextcloud kaputt machen. Wir geben den Zugang als Service, raten aber davon ab, wenn Du keine Erfahrung mit Linux-Kommandozeile hast.

Mehr in SSH-Zugang und OCC (folgt in Tranche 2).

Häufige Fragen

Sehe ich auf meiner Nextcloud die Server-Wartungs-Logs? Nicht in der Web-Oberfläche. Wir betreuen das serverseitig — bei Auffälligkeiten kontaktieren wir Dich proaktiv. Wenn Du selbst Logs einsehen willst (Stichwort nextcloud.log), brauchst Du SSH-Zugang.

Was, wenn ich mein Passwort vergesse? Wenn Du noch eingeloggt bist (auf einem anderen Gerät): einfach in den persönlichen Einstellungen ändern. Wenn nicht: Ticket öffnen, wir setzen über occ zurück.

Kann ich die Nextcloud-URL ändern, etwa zu meiner eigenen Domain? Ja, schreib uns ein Ticket. Wir richten die DNS-Konfiguration ein und SSL-Zertifikat — kostenlos, dauert typisch 1–2 Werktage.

Funktionieren alle Standard-Apps direkt? Files, Kontakte, Kalender, Talk: ja, sind aktiv. Andere wie Notes, Tasks, Deck können bei Bedarf aktiviert werden — siehe App-Übersicht.

Wie sehe ich, wie viele andere User da sind und wer was macht? In der Admin-Übersicht (Profil-Icon → Verwaltungs-Einstellungen → Übersicht) siehst Du Statistiken — User-Anzahl, Storage-Verbrauch, aktive Sessions. Mehr in Admin-GUI Übersicht.

Wenn etwas nicht funktioniert: erst probieren oder direkt Ticket? Bei Anwendungs-Problemen (etwa: Sharing-Link funktioniert nicht, App lässt sich nicht öffnen): probier ruhig kurz, Browser-Cache leeren, Inkognito-Modus, anderer Browser. Wenn’s nach 5 Minuten nicht klar ist: Ticket. Wir helfen schnell.

Weiter geht’s

• Admin-GUI Übersicht — was wo zu finden ist
• Benutzer und Gruppen anlegen
• 2FA und Sicherheit