Admin-GUI Übersicht — was Du wo findest · xaweho-Wissen

einfach · Stand 8. Mai 2026

Nextcloud’s Admin-Bereich ist umfangreich — über 20 Sektionen, viele davon nutzt Du selten. Hier eine Tour durch das, was wirklich wichtig ist.

Profil-Icon oben rechts → Verwaltungs-Einstellungen. Du siehst zwei Spalten:

Persönlich — nur Dein Account
Verwaltung (oder „Administration”) — Server-weit, betrifft alle User

Alle anderen User sehen nur den persönlichen Teil. Die Verwaltungs-Sektion ist nur für Admins sichtbar.

Übersicht

Erste Sektion oben — gibt Dir einen Schnellblick:

Aktualisierungs-Hinweis zur Nextcloud-Version
Anzahl der User
Speicher-Verbrauch
Sicherheits- & Konfigurations-Warnungen

Wenn hier eine gelbe oder rote Warnung steht, schreib uns ein Ticket. Typisch sind:

„Cron-Job nicht ausgeführt” → wir checken den Server-Cron
„Datenbank-Index fehlt” → wir spielen das Index-Update ein
„PHP-Speichergrenzwert zu niedrig” → Server-Konfig

Du musst das nicht selbst beheben — wir machen das.

Grundeinstellungen

Hier Server-weite Defaults:

Sprach- und Regions-Defaults für neue User
Theming: Logo, Farben, Header — siehe Branding und Theming (folgt in Tranche 2)
E-Mail-Server: für Benachrichtigungs-Mails. Bei uns ist das vorkonfiguriert mit unserem Mailcow-Setup, sodass Nextcloud-Mails authentisch von Deiner Domain kommen.

Sicherheit

Wichtige Server-weite Sicherheits-Defaults:

Erzwungene 2FA für bestimmte Gruppen (etwa Admin-Gruppe)
Erlaubte Login-Versuche, bevor Brute-Force-Schutz greift
Session-Timeout: nach wieviel Inaktivität wird Login gelöscht

Wir empfehlen 2FA-Pflicht für die Admin-Gruppe — alle anderen User können es freiwillig aktivieren.

Server-weite Sharing-Defaults:

Standardberechtigung für neue Sharing-Links: Lesen / Bearbeiten / Hochladen
Passwort-Pflicht für öffentliche Links: empfehlen wir aktiv
Maximales Ablaufdatum für Sharing-Links: typisch 30 Tage als Default
Federated Sharing zulassen: Nextcloud-zu-Nextcloud-Sharing zwischen Servern

Mehr in Sharing.

Apps

Eigene Sektion in der Verwaltungs-Übersicht. Hier:

Apps aktivieren / deaktivieren
Apps aus dem App-Store installieren
Updates bestehender Apps einspielen

Standardmäßig aktiv sind die wichtigsten — Files, Sharing, Calendar, Contacts, Talk, Activity, Audit-Log.

Aus unserer Erfahrung gibt es Apps, die wir grundsätzlich empfehlen, und solche, vor denen wir warnen. Mehr in App-Übersicht.

Benutzer-Verwaltung

Eigener Punkt in der Top-Navigation (nicht in den Verwaltungs-Einstellungen). Profil-Icon → Benutzer.

Hier:

User anlegen, bearbeiten, deaktivieren
Gruppen anlegen und verwalten
Quotas pro User setzen
Login-Verhalten kontrollieren

Mehr in Benutzer und Gruppen.

Aktivität

Was Server-weit passiert ist — letzte Logins, neue Files, Sharing-Aktionen. Praktisch zur Übersicht, aber nicht zur Verwaltung.

Logging

Server-Logs in der Web-Oberfläche. Hier siehst Du Fehler und Warnungen aus dem Nextcloud-Log.

Wir checken die Logs serverseitig regelmäßig. Wenn Du Auffälligkeiten siehst — Ticket öffnen, wir analysieren.

E-Mail-Server

Konfiguration für Mail-Versand (Benachrichtigungen, Sharing-Einladungen). Bei uns vorkonfiguriert. Falls Du das ändern willst (etwa mit eigenem SMTP), kannst Du das hier — aber meistens nicht nötig.

Datenschutz und Datenexport

Sektion für DSGVO-Compliance:

Datenschutzerklärung-URL (zeigt Nextcloud auf der Login-Seite)
Impressum-URL
Datenexport-Funktion: User können ihre Daten exportieren

Wenn Du eine externe Datenschutzerklärung hast, hier verlinken.

SSO & SAML

Single-Sign-On gegen externe Identitäts-Provider (Microsoft Active Directory, Google Workspace, Keycloak, Authentik). Komplex, brauchst Du selten — wenn Du das nutzen willst, schreib uns ein Ticket, wir helfen mit der Konfiguration.

Workflow

Automatische Aktionen basierend auf Datei-Events:

Tag setzen, wenn Datei in bestimmten Ordner kommt
Sperren, wenn bestimmte Dateitypen hochgeladen werden
Notification senden bei bestimmten Events

Mächtig, aber wenig genutzt. Wenn Du Workflows brauchst, schau Dir die App „Workflow” genauer an — wir helfen gern bei spezifischen Setups.

Was Du in der GUI siehst, das Du normal nicht anfassen solltest

Es gibt einige Server-relevante Sektionen, die Nextcloud Dir zeigt:

Cache-Backend-Konfiguration: Redis-Setup. Wir haben das eingerichtet, ändere nichts.
Hintergrund-Job-Modus: Cron / AJAX / Webcron. Wir haben Cron eingerichtet, das ist optimal.
PHP-Konfigurations-Hinweise: Memory-Limit, OPcache, etc. — Server-Side, ist okay konfiguriert.

Wenn Du in einem dieser Bereiche eine Warnung siehst, nicht selbst fixen versuchen. Stattdessen:

Screenshot machen.
Ticket öffnen.
Wir kümmern uns auf Server-Seite.

Häufige Fragen

Wo finde ich die Nextcloud-Version? Verwaltungs-Einstellungen → Übersicht — ganz oben.

Wie sehe ich, welche User aktiv online sind? Aktuell zeigt das Nextcloud-Standard-UI nicht direkt. Über die App Activity siehst Du letzte Aktionen. Mit OCC-Zugang gibt’s mehr Sichtbarkeit (occ user:list-Varianten).

Kann ich Logs filtern? Ja, in Verwaltungs-Einstellungen → Logging kannst Du nach Level (Debug, Info, Warning, Error) filtern.

Was bedeuten die Sicherheits-Hinweise unten in der Übersicht? Nextcloud prüft regelmäßig gegen eine Liste von „best practices”. Beispiele: HTTPS aktiv, HSTS-Header gesetzt, Cron läuft. Bei Server-Themen kümmern wir uns. Bei Anwendungs-Themen (etwa „Default-Phone-Region nicht gesetzt”) kannst Du das selbst in den Grundeinstellungen anpassen.

Wie sehe ich, ob meine Nextcloud auf neuestem Stand ist? Verwaltungs-Einstellungen → Übersicht zeigt Version + ob Updates verfügbar sind. Wir spielen Updates ein — nicht Du. Wenn Du siehst, dass eine ältere Version läuft, schreib uns ein Ticket; wir planen das nächste Update.

Kann ich Apps blockieren, sodass User sie nicht selbst installieren? Standardmäßig können nur Admins Apps installieren. User können sie aktivieren, wenn das in der Konfig erlaubt ist. Du kannst pro App festlegen, welche Gruppe sie nutzen darf.

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