Notes, Deck, News, Bookmarks — die kleinen Apps mit großem Nutzen

Files, Calendar, Talk, Mail — das sind die großen Apps in Nextcloud. Daneben gibt’s eine Reihe kleinerer Apps, die viele Nutzer gar nicht kennen, aber im Alltag richtig praktisch sind. Hier die wichtigsten.

Notes — Markdown-Notizen

Schlanke App für Notizen im Markdown-Format. Wie Apple Notes / Google Keep, nur in Deiner eigenen Cloud.

Aktivieren

Als Admin: Verwaltungs-Einstellungen → Apps → Notes installieren / aktivieren.

Dann erscheint das Notes-Icon in der Top-Navigation.

Was Notes kann

• Kategorien zur Organisation
• Markdown mit Live-Preview
• Volltext-Suche
• Tags und Favoriten
• Auto-Save
• Sync mit Notes-App auf iOS / Android (separate Mobile-App)
• Sync mit Drittanbieter-Apps wie Joplin (über WebDAV)

Speicherort

Notes werden als .md-Files in einem speziellen Ordner gespeichert (Default /Notes). Du siehst sie also auch in der Files-App und kannst sie über Desktop-Client / WebDAV bearbeiten.

Wann Notes lohnt

• Persönliche Notizen, Ideen-Sammlungen
• Meeting-Mitschriften
• Code-Snippets, Befehls-Cheatsheets
• Persönliches Wissensmanagement

Aus unserer Erfahrung: ersetzt für viele User Apple Notes oder Google Keep.

Deck — Kanban-Board

To-Do-Verwaltung im Trello-Stil. Mit Boards, Listen, Karten.

Aktivieren

Verwaltungs-Einstellungen → Apps → Deck installieren.

Workflow

1. Board erstellen (z.B. „Vorstandsarbeit Verein”, „Projekt Webseite”, „Hausrenovierung”)
2. Listen anlegen (z.B. „Backlog”, „In Arbeit”, „Wartet auf”, „Erledigt”)
3. Karten in Listen anlegen mit:
   • Titel
   • Beschreibung (Markdown)
   • Fälligkeitsdatum
   • Tags
   • Zuweisung an User
   • Anhänge (aus Nextcloud-Files)
   • Kommentare

Boards teilen

Jedes Board kannst Du mit anderen Nextcloud-Usern teilen. Berechtigungen: Lesen, Schreiben, Verwalten.

Praktisch für:

• Vereins-Vorstandsarbeit: jeder sieht offene Aufgaben
• Familie: gemeinsame Aufgabenlisten („Renovierung”, „Urlaubsplanung”)
• Kleine Projekte: Trello-Ersatz ohne Cloud-Drittanbieter

Mobile-App

Separate Nextcloud Deck-App auf iOS und Android — voller Funktionsumfang, sehr brauchbar auch unterwegs.

Talk-Integration

In Talk-Konversationen kannst Du Deck-Karten verlinken. Praktisch beim Diskutieren von Aufgaben.

Wann Deck lohnt

• Kleine bis mittlere Team-Projekte
• Persönliches Aufgabenmanagement
• Wenn ihr Trello / Asana ablösen wollt

Limit: bei großen Projekten (50+ Member, 500+ Karten) wird’s etwas zäh.

News — RSS-Reader

Eigener RSS/Atom-Feed-Reader in der Cloud. Wie Feedly, nur self-hosted.

Aktivieren

Verwaltungs-Einstellungen → Apps → News installieren.

Wichtig: Cron muss auf Server-Seite laufen, damit Feeds regelmäßig geupdated werden — bei xaweho ist das Standard.

Feeds hinzufügen

Plus-Symbol → URL eines RSS-/Atom-Feeds eintragen.

Beispiele:

• https://www.heise.de/rss/heise.rdf
• https://www.tagesschau.de/index~rss2.xml
• Praktisch alle Blogs / Nachrichtenseiten mit RSS-Symbol

Organisation

• Ordner zum Gruppieren von Feeds
• Sterne für wichtige Artikel
• Volltext-Cache (mit zusätzlicher App): kompletter Artikel-Inhalt wird gespeichert

Mobile

Nextcloud News-App auf iOS / Android, oder Apps wie OCNews (Android) / CloudNews (iOS) mit Sync-Anbindung.

Wann News lohnt

• Du verfolgst regelmäßig 5+ Newsquellen
• Du willst Artikel synchronisieren zwischen Desktop und Mobile
• Datenschutz wichtig — kein Cloud-Drittanbieter weiß, was Du liest

Bookmarks — Lesezeichen-Verwaltung

Browser-Lesezeichen in der Cloud sammeln und über Geräte hinweg syncen.

Aktivieren

Verwaltungs-Einstellungen → Apps → Bookmarks installieren.

Browser-Integration

Über die Extension Floccus (Chrome, Firefox, Edge):

• Floccus installieren
• Account konfigurieren (Nextcloud-Server-URL + App-Passwort)
• Bookmarks werden in beide Richtungen synchronisiert

Konflikt-Lösung: bei parallelen Edits auf mehreren Browsern kann Floccus mergen oder fragt nach.

Web-Interface

In Nextcloud-Bookmarks-App:

• Bookmarks ordnen in Ordnern
• Tags vergeben
• Volltext-Suche
• Externe Bookmarklets als Quick-Add

Wann Bookmarks lohnt

• Du nutzt mehrere Browser (Firefox am Desktop, Chrome am Notebook)
• Du willst Bookmarks zwischen privatem und beruflichem Setup syncen
• Du willst weg von Browser-Cloud-Sync (Google, Mozilla Sync)

Forms — Umfragen erstellen

Eigene App für Online-Umfragen, ähnlich Google Forms.

Use Cases

• Doodle-Ersatz: „Welcher Termin passt am besten?”
• Vereins-Mitgliederbefragung
• Feedback-Formulare
• Anmeldungen zu Events

Setup

Apps → Forms installieren.

Form erstellen mit verschiedenen Frage-Typen (Auswahl, Text, Datum, Skala). Sharing-Link generieren — auch externe Personen können teilnehmen, ohne Nextcloud-Account.

Limits

Funktional begrenzt im Vergleich zu Google Forms / Tally.so. Für einfache Umfragen reicht’s, für komplexe Logik (Verzweigungen, Score-Berechnungen) eher dedizierte Tools.

Polls — Abstimmungen

Speziell für Termin-Abstimmungen (Doodle-Ersatz):

• Mehrere Termin-Optionen vorgeben
• Teilnehmer markieren „passt”, „passt nicht”, „eventuell”
• Auto-Best-Termin-Finder

Sehr beliebt im Vereinskontext: „Wann passt die nächste Vorstandssitzung?”.

Nextcloud Office — extras

Wenn OnlyOffice oder Collabora aktiv ist, gibt’s auch:

• Nextcloud Text — der eingebaute Markdown/Rich-Text-Editor (immer aktiv, unabhängig von Office)
• Whiteboard (separate App) — kollaboratives Whiteboard für Brainstorming

Wie Du sortierst, was Du brauchst

Aus unserer Erfahrung lohnt für die meisten:

App	Empfehlung
Notes	Praktisch immer aktivieren
Deck	Aktivieren, wenn ihr To-Dos teilt
News	Nur für RSS-Nutzer
Bookmarks	Nur wenn ihr Floccus nutzt
Forms	Nur wenn ihr regelmäßig Umfragen macht
Polls	Sehr gut für Vereine, Familien

Häufige Fragen

Wie viel Storage verbrauchen die kleinen Apps? Notes: minimal (Markdown-Files sind klein). Deck: minimal. News: kann wachsen, wenn Volltext-Cache aktiv und viele Feeds. Bookmarks: minimal. Forms/Polls: minimal.

Werden die kleinen Apps mit-gebackuped? Ja, Server-Backup umfasst alle Daten — Files und DB-Daten der Apps.

Können diese Apps von der App-Liste entfernt werden, wenn nicht genutzt? Ja, in Apps-Verwaltung als Admin deinstallieren. Daten der App werden dabei nicht gelöscht (bleiben in DB), kann später re-aktiviert werden.

Mobile-Sync — funktioniert für alle kleinen Apps? Notes: ja, eigene App. Deck: ja, eigene App. News: ja, mit Drittanbieter-Apps. Bookmarks: ja, mit Floccus auf Mobile. Forms/Polls: nur Web.

Floccus oder XBookmarks — Unterschied? Floccus ist offiziell für Nextcloud-Bookmarks-App. XBookmarks ist Alternative mit eigenen Server-Anforderungen. Wir empfehlen Floccus.

Sind alle Apps Open Source? Ja. Alle hier genannten sind Open Source und im Nextcloud-App-Store verfügbar.

Welche Apps werden aktiv weiterentwickelt? Notes, Deck, News, Bookmarks, Forms, Polls — alle aktiv. Letzte Updates regelmäßig.

Weiter geht’s

• App-Übersicht
• Mobile Apps
• Calendar, Contacts, Tasks