Mailkonten migrieren zu xaweho

mittel · Stand 8. Mai 2026

Mailkonten-Migration ist heikler als Webseiten-Migration: Du willst keine Mails verlieren, keinen Doppel-Versand, kein längeres Offline. Hier wie wir’s machen — mit IMAP-Sync, geschickter MX-Umstellung und Parallel-Betrieb beim Umzug.

Konzept: IMAP-Sync und MX-Wechsel

Die Aufgabe besteht aus zwei Teilen:

Bestehende Mails kopieren: alle alten Mails vom alten IMAP-Server zum neuen
Neue Mails umlenken: MX-Record so ändern, dass eingehende Mails an neuen Server gehen

Diese beiden Schritte können getrennt laufen — entweder erst Sync, dann Umstellung, oder umgekehrt. Wir empfehlen: beides parallel mit kurzer Übergangszeit.

Vorbereitung

Daten sammeln

Für jede Mailadresse beim alten Hoster brauchen wir:

Mailadresse (z.B. info@deinedomain.de)
Passwort
IMAP-Server-Adresse (z.B. mail.deinedomain.de oder imap.alterhoster.de)
IMAP-Port (typisch 993 mit SSL)

Plus für Dich:

Liste aller aktiven Mailadressen (auch Aliasse)
Geschätztes Volumen (kleinere Postfächer < 1 GB, größere mehrere GB)

Postfächer bei uns anlegen

Wir legen für jede Mailadresse das entsprechende Plesk-Postfach an. Mehr in Mailpostfach anlegen.

Wichtig: gleiches Passwort wie beim alten Hoster — vereinfacht den späteren Mailclient-Umzug.

Migration mit imapsync

Wir nutzen das Tool imapsync (Open Source, sehr robust). Es kopiert Mails 1:1 vom alten IMAP-Server zum neuen, inkl.:

Ordner-Struktur
Read/Unread-Status
Flags / Labels
Datums-Stempel

Klassischer Befehl:

imapsync \
  --host1 mail.alterhoster.de --user1 info@deinedomain.de --password1 ALTPASS \
  --host2 mail.deinedomain.de --user2 info@deinedomain.de --password2 NEUPASS \
  --ssl1 --ssl2

Wir laufen das automatisiert für alle Postfächer durch.

Dauer: ~1-2 Min pro 1.000 Mails. Großes Postfach mit 100.000 Mails: 2-3 Stunden.

Migrations-Ablauf (mit unserer Hilfe)

Tag X-7

Du sendest Migration-Ticket mit Adress-Liste und Zugangsdaten
Wir legen Plesk-Postfächer an
Wir starten erste Sync — kopieren alle bestehenden Mails

Tag X-1

Wir machen zweite Sync für die Mails, die seit erstem Sync dazugekommen sind
Du prüfst stichprobenartig: einige Postfächer im Webmail bei uns ansehen — alles da?

Tag X (Umschalten)

DNS: MX-Record auf unsere Mail-Server umstellen
DNS-Propagation: 1-24 Stunden bis weltweit aktiv
Während Propagation: dritte Sync-Runde, falls noch was beim alten Hoster ankommt

Tag X+1

Alle eingehenden Mails kommen bei uns an
Du stellst Mailclients (Outlook/iPhone/etc.) auf neuen Server um
Falls noch eine Mail beim alten Hoster: vierter Sync-Lauf zur Sicherheit

Tag X+7

Alter Hosting-Account kann gekündigt werden
Mail-Migration komplett

Mailclient-Umstellung

Während der DNS-Propagation:

Manche Mailclients holen noch vom alten Server
Manche schon vom neuen
Mails sind synchron, also egal

Nach abgeschlossener Propagation: neue IMAP-/SMTP-Server-Daten in Mailclient eintragen. Mehr in Mail im Mailclient einrichten.

DNS — was sich ändert

Bei MX-Umstellung änderst Du:

@ MX 10 mail.deinedomain.de.    (alter Wert)

zu:

@ MX 10 mail.web1.xaweho.de.   (neuer Wert, je nach Server)

Plus SPF-Anpassung:

@ TXT "v=spf1 mx ip4:<unsere-mail-server-IP> -all"

DKIM und DMARC kommen mit Plesk-Standard.

Bei xaweho-DNS-Hosting: machen wir alles automatisch. Bei Fremd-DNS: Du musst manuell anpassen.

Stolperfallen

Mails kommen doppelt an

Selten, aber möglich bei langer DNS-Propagation. Eine Mail wird sowohl beim alten Hoster (TTL-cached) als auch bei uns zugestellt.

Lösung: imapsync auch nach MX-Wechsel weiterlaufen lassen — dedupliziert auf Empfänger-Seite. Plus zweimal-Empfangen ist Mailclient-Sache (zeigt sie als zwei separate Mails).

Riesige Postfächer brauchen Stunden

Postfächer mit 50 GB+: Sync dauert lange. Wir batchen pro Postfach im Hintergrund — Du kannst inzwischen normal weiterarbeiten.

Sondre Sync-Probleme bei einigen Mailservern

Manche alte Hoster haben IMAP-Bugs (Office 365 hat manchmal Quirks bei riesigen Folder-Listen, gewerbliche Server mit Custom-Limits).

Lösung: imapsync hat Workarounds für gängige Sonderfälle. Bei wirklichen Bugs: schreib uns, wir tüfteln.

Aliasse vs. echte Postfächer

Beim alten Hoster: info@ ist Alias, leitet auf mueller@? Bei uns: bestehende Aliasse bleiben Aliasse. Mail-Inhalt liegt im Ziel-Postfach.

Wir replizieren die Setup-Struktur 1:1.

Catch-all von alt nach neu

Wenn beim alten Hoster Catch-all aktiv: alle möglichen Random-Adressen sind „echt”.

Bei Migration: nur Adressen mit konkreten Mails werden gesynct. Catch-all-Verhalten bei uns muss separat aktiviert werden.

Im Notfall: alten Server als Fallback

Wenn nach Migration Mails fehlen oder Probleme auftreten: alter Hosting-Account ist meist noch 7-30 Tage da (je nach Anbieter-Kündigungsfrist).

Wir können dann einen weiteren Sync-Run machen oder gezielt Postfach zurücksetzen.

Empfehlung: alten Account nicht vor Tag X+14 kündigen.

Häufige Fragen

Werden auch Spam-Ordner mit migriert? Ja, 1:1 inklusive Spam-Ordner. Auf Wunsch nur Inbox + Sent + selbstgepflegte Ordner — Filter-Regel in imapsync.

Was, wenn ich Mailpasswörter beim alten Hoster nicht weiß? Beim alten Hoster zurücksetzen, oder neue setzen, dann uns geben. Sicher: Reset auf altem Hoster ist erste Aktion.

Funktioniert das auch für Office 365 / Google Workspace? Ja. Beide haben IMAP-Zugang (auf Wunsch aktiviert). Office 365 braucht „App-Passwort” wegen 2FA.

Was kostet das? Mail-Migration ist Standard kostenlos. Bei sehr großen Setups (50+ Postfächer mit jeweils >10 GB) eventuell Aufwand-Pauschale — wir sagen vorher Bescheid.

Mailregeln / Filter — kommen die mit? Sieve-Filter beim alten Hoster sind eigene Konfiguration. Wir können sie auf Wunsch nachbauen, wenn Du sie uns gibst. Standard: Migration repliziert nur Mails, nicht Filter.

Kalender und Kontakte mit? Plesk hat keinen CalDAV/CardDAV-Server — Kalender/Kontakte werden nicht migriert. Bei Bedarf: separater Mailcow-Server oder Nextcloud.

Email-Aliasse beim alten Anbieter? Replizieren wir 1:1 als Plesk-Aliasse.

Was ist mit SMTP-Versand-Geschichte? Ausgehende Mails sind im „Gesendet”-Ordner (server-seitig). imapsync übernimmt den. Mail-Versand-Logs auf Server-Ebene bleiben beim alten Anbieter — nicht migriert.

Weiter geht’s

Passende Produkte

Plesk Webhosting →