Spam-Filterung ist im Mailcow-Setup auf zwei Ebenen organisiert:
- Server-Ebene (machen wir): Rspamd, SpamAssassin und ClamAV checken jede eingehende Mail auf Spam-Indikatoren und Viren. Mails mit hohem Spam-Score werden je nach Konfiguration angenommen, in Quarantäne gesteckt oder direkt abgelehnt.
- Domain-Ebene (Du als Domain-Admin): Whitelist und Blacklist deiner Domain — bestimmte Sender immer durchlassen oder immer blocken.
Hier erklären wir, was Du als Domain-Admin und Konto-User in der Praxis machen kannst.
Wie Mailcow Spam erkennt
Jede eingehende Mail bekommt einen Spam-Score. Faktoren:
- DKIM, SPF, DMARC des Senders — wenn alle drei fehlen oder falsch sind: hoher Score.
- Sender-Reputation: Listet auf bekannten Spam-Listen, wie viele beschwerden gibt es zur IP.
- Inhaltliche Indikatoren: Spam-typische Wörter, viele Großbuchstaben, verdächtige Links.
- Verhalten: extreme Mengen vom selben Sender, keine vorherige Korrespondenz.
Der Score ist eine Zahl zwischen 0 und ca. 20. Standard-Schwellen:
| Score | Bedeutung |
|---|---|
| 0–4 | Keine Spam-Anzeichen, normale Mail |
| 4–8 | Verdächtig, Markierung als „möglicher Spam”, landet aber im Posteingang |
| 8–12 | Klar Spam, landet im Junk-Ordner oder in Quarantäne |
| 12+ | Ganz sicher Spam, wird abgelehnt — Sender bekommt Bounce |
Die exakten Schwellen passen wir auf Server-Ebene an. Du als Domain-Admin siehst pro Mail den Score im Mail-Log und in den Headern (X-Spamd-Score).
Wenn legitime Mail im Junk landet
Klassischer Fall: jemand schreibt Dir, die Mail kommt nicht im Posteingang an, weil sie als Spam einsortiert wurde. So findest Du sie:
Im SOGo Webmail
Klick links auf den Junk- oder Spam-Ordner. Mails liegen dort 30 Tage, bevor sie gelöscht werden.
Mail markieren → Kein Spam klicken (oder per Tastenkürzel j für „Junk-Status entfernen”). Die Mail landet im Posteingang, und SOGo lernt: dieser Sender ist kein Spam.
In der Mailcow-Quarantäne
Ist eine Mail vom Server abgelehnt oder in tieferer Quarantäne, findest Du sie in der Mailcow-GUI → E-Mail → Quarantäne.
Dort siehst Du:
- Empfänger: an welches Postfach Deiner Domain die Mail ging
- Sender
- Betreff
- Spam-Score
- Größe
Aktionen pro Mail:
- Freigeben: an den Empfänger zustellen
- Verwerfen: endgültig weg
- Whitelisten: Sender in die Domain-Whitelist eintragen, künftige Mails von dort durchlassen
Whitelist und Blacklist als Domain-Admin
In der Mailcow-GUI Konfiguration → Schwarze/Weiße Listen (auch „Blacklist/Whitelist”) setzt Du Domain-weite Regeln:
Weiße Liste
- Adresse oder Domain eintragen:
vertrauenswürdig@firma.deoder*@vertrauenswürdig.de. - Mails von dieser Adresse / Domain werden immer durchgelassen, egal welchen Spam-Score sie haben.
Praktisch z.B. für:
- Newsletter-Anbieter, die hohe Spam-Scores haben aber legitim sind
- Externe Geschäftspartner, deren Mailserver-Setup nicht ganz sauber ist
Schwarze Liste
- Adresse oder Domain eintragen:
spam@nervig.comoder*@nervig.com. - Mails werden immer abgelehnt, egal was.
Praktisch für:
- Adressen, die Du aus Newsletter-Listen nie wieder bekommen willst
- Domains, von denen Spam massenhaft kommt
Wirkungs-Bereich
Beide Listen gelten Domain-weit — also für alle Postfächer Deiner Domain. Wenn Du nur für Dein eigenes Postfach Whitelisten willst, geht das per persönlichem Sieve-Filter — siehe Persönliche Sieve-Filter im Webmail.
Wenn ein eigener Versand als Spam landet
Andere Seite: Du schickst von Deinem Postfach eine Mail, und beim Empfänger landet sie im Spam-Ordner. Was tun?
Auf Empfänger-Seite:
- Empfänger sollte Dich in seine Whitelist setzen (wenn er das kann).
- Empfänger sollte Mails aus seinem Spam-Ordner als „kein Spam” markieren.
Auf unserer Seite:
- Wir prüfen DKIM, SPF, DMARC für Deine Domain — alle sollten beim Empfänger als „pass” ankommen. Der Empfänger kann das prüfen mit „Mail-Header anzeigen” und dem Tool
mxtoolbox.com. - Wir checken IP-Reputation. Bei uns sind die Mailserver-IPs sauber, aber bei sehr großen Versand-Mengen muss manchmal Reputation aufgebaut werden.
- Wenn Du regelmäßig Probleme hast, schreib uns Ticket — wir analysieren auf Server-Seite.
Quarantäne-Verwaltung
Die Mailcow-Quarantäne (E-Mail → Quarantäne) zeigt Dir Mails, die der Server zurückgehalten hat. Standardmäßig 30 Tage Aufbewahrung, danach Auto-Löschung.
Pro Mail kannst Du:
- Inhalt prüfen (Vorschau)
- Freigeben: an den Empfänger zustellen
- Verwerfen: endgültig löschen
- Sender lernen: in die Whitelist setzen
Tipp: einmal pro Woche kurz durch Quarantäne gucken. Reicht meist, um wichtige Falsch-Positives zu finden, ohne dass es viel Arbeit ist.
Mail-Logs lesen
In E-Mail → Mail-Logs siehst Du jede Mail, die durch Deinen Server gegangen ist:
- Zeitstempel
- Sender
- Empfänger
- Spam-Score
- Aktion (zugestellt / Quarantäne / abgelehnt)
- Status-Code
Bei „Mail kommt nicht an” der erste Anlaufpunkt. Wenn Du im Log siehst, dass die Mail als „rejected” markiert ist mit einem Spam-Score von 15 — dann ist sie weg, nicht in Quarantäne.
Häufige Fragen
Mailcow filtert zu hart, ich verliere wichtige Mails. Was tun? Erstmal Quarantäne prüfen — die meisten zu Unrecht geblockten Mails landen dort. Wenn das Muster wiederkehrt: Whitelist setzen für die problematischen Sender. Wenn das Problem global ist (Filter zu strikt eingestellt), Ticket öffnen — wir können die Server-Schwellen für Deine Domain individuell anpassen.
Mailcow filtert zu locker, ich bekomme viel Spam. Was tun? In Junk-Ordner schauen — vielleicht ist dort schon viel Spam, und der Spam-Filter hat ihn nur in den falschen Ordner verschoben. Wenn der Junk-Ordner leer ist und trotzdem viel Spam im Posteingang: persönlichen Sieve-Filter mit niedrigerer Spam-Schwelle einrichten (etwa Score > 6 in Junk verschieben).
Was ist der Unterschied zwischen Junk und Quarantäne?
- Junk ist ein normaler IMAP-Ordner in Deinem Postfach. Du siehst ihn im SOGo und in Mailclients. Mails landen hier bei mittlerem Spam-Score.
- Quarantäne ist ein Server-Bereich. Mails landen hier bei sehr hohem Spam-Score, bevor sie überhaupt in einem Postfach abgelegt werden.
Wie viele Tage bleiben Mails in Quarantäne? Standardmäßig 30 Tage. Danach auto-Löschung.
Warum sehe ich manchmal Mails mit [SPAM] im Betreff?
Ein Add-on, das Mailcow optional aktiviert: Mails mit hohem Score bekommen [SPAM] als Präfix im Betreff, landen aber trotzdem im Posteingang. Praktisch, wenn Du nicht alles in Junk haben willst, aber die verdächtigen Mails sehen willst.
Kann ich pro Postfach unterschiedliche Spam-Schwellen einstellen?
Standardmäßig nicht. Falls Du das brauchst (etwa ein Postfach info@, das stricter sein soll als ein internes), schreib uns ein Ticket — auf Server-Seite kann das individuell gesetzt werden.
Spam-Filter trifft nicht: Mail mit klar SPAM-Inhalt im Posteingang. Warum? Mailcow nutzt mehrere Faktoren — der Inhalt allein reicht oft nicht für hohen Score. Wenn der Sender DKIM/SPF/DMARC korrekt hat und keine bekannten Indikatoren vorliegen, kann auch eine offensichtliche Spam-Mail durchrutschen. Lösung: Sender in Blacklist setzen oder eigenen Sieve-Filter („Body enthält XYZ → Junk”).
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