Wenn Du von einem klassischen Mailhoster wie 1&1, Strato, IONOS, AllInkl, Hetzner Mail etc. zu Mailcow wechselst, ist die Migration meistens einfacher als bei MS365 oder Google — keine OAuth-Komplikationen, keine modernen Auth-Hindernisse, einfach IMAP zu IMAP.
Wir bieten den Service kostenlos an.
Was Du uns gibst
Pro zu migrierendem Postfach brauchen wir:
- IMAP-Server des alten Anbieters (z.B.
imap.1und1.de,imap.strato.de) - IMAP-Port (meist 993 mit SSL)
- Benutzername (oft die volle Mail-Adresse, manchmal eine Kunden-ID)
- Passwort
Plus: die in Mailcow bereits angelegten Postfächer, in die wir migrieren sollen.
Gängige Server-Daten alter Anbieter
| Anbieter | IMAP-Server | Port | SMTP-Server | Port |
|---|---|---|---|---|
| 1&1 / IONOS | imap.ionos.de | 993 SSL | smtp.ionos.de | 587 STARTTLS |
| Strato | imap.strato.de | 993 SSL | smtp.strato.de | 587 STARTTLS |
| AllInkl | wXXXX.kasserver.com (X = Kundennr.) | 993 SSL | analog | 587 STARTTLS |
| mailbox.org | imap.mailbox.org | 993 SSL | smtp.mailbox.org | 587 STARTTLS |
| Posteo | posteo.de | 143 STARTTLS | posteo.de | 587 STARTTLS |
| GMX | imap.gmx.net | 993 SSL | mail.gmx.net | 587 STARTTLS |
| Web.de | imap.web.de | 993 SSL | smtp.web.de | 587 STARTTLS |
Falls Dein Anbieter nicht in der Liste ist: in der Konto-Konfiguration Deines Mailclients findest Du die IMAP-Server-Adresse.
Wir migrieren mit imapsync
Eröffne ein Ticket: „Migration von <Anbieter> zu Mailcow, hier die Postfächer und Zugangsdaten”.
Pro Postfach läuft imapsync im Hintergrund:
- Initial Sync: alle Mails vom alten Server zu Mailcow kopieren
- Inkrementeller Sync: regelmäßige Differenz-Updates, falls neue Mails beim alten Anbieter ankommen
Was wir kopieren:
- Alle Mails in allen Ordnern
- Original-Datum und Sender-/Empfänger-Felder
- Read/Unread-Status
- IMAP-Flags (markiert, beantwortet, etc.)
Was nicht migriert wird:
- Server-side Filter des alten Anbieters
- Out-of-Office-Notizen
- Mailclient-Regeln (waren ohnehin lokal)
Der Stichtag — DNS-Wechsel
Tag X-1 abends:
- Wir starten finalen Differenz-Sync.
- Du änderst die DNS-MX-Einträge bei Deinem Domain-Registrar von
<alter-anbieter>auf unsere Mailserver. Wir geben Dir die exakten Werte. - DNS-Propagation: meist 30 Minuten bis 4 Stunden.
Tag X:
- Mails kommen jetzt bei Mailcow an.
- Wir machen letzten Differenz-Sync.
- Endnutzer stellen ihre Mailclients auf Mailcow um.
Tag X+14:
- Mailbox beim alten Anbieter kann gekündigt oder gelöscht werden.
Mailclient-Daten der Endnutzer ändern
Pro Endnutzer:
- Altes Konto im Mailclient löschen oder Server-Daten auf Mailcow ändern.
- Server-Daten für Mailcow:
| Feld | Wert |
|---|---|
| IMAP-Server | mail.xaweho.de, Port 993, SSL |
| SMTP-Server | mail.xaweho.de, Port 587, STARTTLS |
| Benutzername | volle Mail-Adresse |
| Passwort | Postfach- / App-Passwort (siehe App-Passwörter, falls 2FA aktiv) |
Mehr in Server-Daten Referenz.
Aus unserer Erfahrung: am Stichtag eine Mail an alle Endnutzer mit Anleitung „so stellst Du Outlook / Apple Mail / Thunderbird auf neue Server-Daten um”.
Kalender und Kontakte
Hängt vom alten Anbieter ab:
- 1&1 / IONOS / Strato: meist kein integrierter Kalender, also keine Migration nötig.
- mailbox.org / Posteo: haben SOGo-/CalDAV-Kalender. Export als ICS, Import in Mailcow-SOGo.
- GMX / Web.de: Kalender als ICS exportieren über die Web-Oberfläche.
Pro Anbieter unterschiedlich — schreib uns ein Ticket, wir helfen je nach Quelle.
Was schief gehen kann
Alte Server haben Limits: 1&1 oder Strato drosseln IMAP-Verbindungen pro Sekunde. Wir setzen das passend, dauert dann etwas länger.
Sehr alte Mails fehlen: manche Anbieter archivieren alte Mails serverseitig. Vor der Migration prüfen, ob alle Mails noch im IMAP zu sehen sind.
Spam-Ordner fehlt: manche Anbieter (z.B. GMX) haben einen Spam-Ordner, der nicht via IMAP zugänglich ist. Mails dort gehen verloren — vorher manuell durchsehen, was Du behalten willst.
Sub-Folder mit Sonderzeichen: deutsche Umlaute in Ordner-Namen (etwa „Geschäftspost”) können bei Migration zu „Gesch%C3%A4ftspost” werden. Lösung: vor der Migration die Ordner umbenennen ohne Umlaute, nach Migration in Mailcow umbenennen.
Web-Mail-spezifische Features: Web.de und GMX haben spezielle Features (gespeicherte Suchen, Kategorien), die nicht IMAP-Standard sind und nicht migrierbar.
Kosten beim alten Anbieter
Aus unserer Erfahrung:
- 1&1 / IONOS / Strato: Mailpaket meist Bestandteil eines Webhosting-Tarifs. Kündigung möglich, aber prüf, ob der Webhosting-Teil weiter gebraucht wird.
- Webhoster mit Inklusiv-Mailadresse: Adresse oft kostenlos im Tarif, kein Geld zu sparen beim Wechsel. Du kannst sie technisch beim Webhoster behalten als Reserve, aber MX zeigt auf Mailcow.
- Dedizierte Mail-Anbieter: separate Mailprodukte, klar kündbar.
Hinweis: Bei mehreren Postfächern unter einer Domain wird Mailcow pro Postfach günstiger als die meisten dedizierten Mail-Anbieter, die pro Adresse abrechnen.
Häufige Fragen
Können wir die alte Mail-Adresse beim alten Anbieter behalten als Backup? Ja, technisch. Du kündigst nicht sofort, lässt das Postfach beim alten Anbieter aktiv. Allerdings: Mails kommen wegen DNS-MX-Wechsel nur noch bei Mailcow an. Beim alten Anbieter kommen keine neuen Mails mehr.
Wie lange parallel laufen lassen? Wir empfehlen 14–30 Tage. Falls etwas in Mailcow fehlt oder nicht funktioniert, hast Du noch das alte Postfach als Backup.
Können wir während der Migration neue Mails empfangen? Ja. Solange DNS-MX auf den alten Anbieter zeigt, kommen Mails dort an. Wir holen sie inkrementell zu Mailcow. Erst beim DNS-Wechsel wechselt der Empfangsweg.
Können wir während der Migration auch von Mailcow senden? Ja, jederzeit. Mailcow-SMTP funktioniert ab dem Tag der Postfach-Anlage, unabhängig von DNS-Status der MX-Einträge.
Was, wenn der alte Anbieter nicht IMAP, sondern POP3 anbietet?
Praktisch alle modernen Mailhoster bieten IMAP. Falls wirklich nur POP3: Du müsstest Deine Mailclients schon vorher migriert haben (POP3 lädt Mails lokal runter, dann sind sie weg vom Server). In so einem Fall: aus dem Mailclient als .mbox exportieren und manuell in SOGo importieren.
Können wir Domain auch zu xaweho umziehen? Wir sind kein Domain-Registrar — wir hosten Mail. Domain-Umzug zu einem neuen Registrar (oder Domain-Verwaltung weiter beim alten) ist für die Migration egal. Was wichtig ist: Du kannst beim aktuellen Registrar die DNS-Einträge ändern.
Was, wenn der alte Anbieter Domain und Mail im Bundle hat? Bei AllInkl, 1&1, Strato ist das oft der Fall. Du kannst dort den Mail-Service kündigen, Domain behalten. DNS-MX-Records änderst Du, dass sie auf unsere Mailserver zeigen — funktioniert auch ohne Domain-Umzug.
Weiter geht’s
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Wenn Du 2FA aktiv hast, brauchen Outlook, Apple Mail, ActiveSync ein App-Passwort statt des Haupt-Passworts. So legst Du sie an, widerrufst sie und vermeidest Passwort-Chaos.