Migration von Google Workspace zu Mailcow

Google Workspace (früher G Suite) zu Mailcow umzuziehen ist ähnlich strukturiert wie Microsoft-365-Migration, aber Google hat eigene Quirks — vor allem bei Authentifizierung und Label-System.

Wir bieten den Service kostenlos an. Hier der Ablauf.

Vorbereitung

Was wir von Dir brauchen:

1. Liste der Mailadressen zu migrieren.
2. Google-Workspace-Admin-Zugang oder pro Adresse:
   • App-Passwort in Google generiert (siehe unten)
3. Postfächer in Mailcow bereits angelegt.

App-Passwörter in Google generieren

1. Im Google-Konto unter myaccount.google.com → Sicherheit.
2. 2-Faktor-Authentifizierung muss aktiviert sein (für App-Passwörter).
3. App-Passwörter (manchmal versteckt unter „Sicherheits-Optionen”) → neuen Token erstellen.
4. Token notieren — Google zeigt ihn nur einmal an.

Pro Postfach ein App-Passwort. Bei vielen Adressen lohnt sich Bulk-Skript via Admin-Console — wir helfen.

Alternative: OAuth-Zugriff

Wenn das Workspace-Tenant App-Passwörter nicht erlaubt, registrieren wir gemeinsam eine Google-Cloud-Workspace-API-App mit Mail-Read-Rechten. Dann läuft die Migration via OAuth — etwas mehr Setup-Aufwand, dafür ohne App-Passwörter.

Eigenheit: Google Labels statt Ordner

Gmail nutzt Labels statt Ordner — eine Mail kann mehrere Labels haben (in „Wichtig” UND in „Newsletter” gleichzeitig). Mailcow / IMAP arbeitet mit klassischen Ordnern (eine Mail in einem Ordner).

Bei der Migration:

• Pro Label wird ein IMAP-Ordner erstellt.
• Eine Mail mit drei Labels landet in drei Ordnern (jeweils als Kopie).
• Read/Unread-Status bleibt erhalten.

Bei vielen verschiedenen Labels wird die Ordner-Struktur in Mailcow groß. Aus unserer Erfahrung lohnt sich vor der Migration ein Aufräumen: in Gmail unter Einstellungen → Labels nicht-genutzte Labels löschen. Das beschleunigt die Migration und macht das Mailcow-Postfach übersichtlicher.

Wir migrieren

Eröffne ein Ticket: „Migration Google Workspace zu Mailcow, hier die Postfächer und App-Passwörter”.

Wir nutzen imapsync mit Google-spezifischen Optionen — vor allem damit:

• All Mail (Gmail’s Hauptordner) wird nicht doppelt importiert.
• Trash und Spam werden korrekt mapped.
• Drafts werden korrekt erkannt.

Pro Postfach läuft die Migration im Hintergrund. Aus unserer Erfahrung bei Google: Throttling kommt schneller als bei Microsoft. Bei großen Postfächern kann’s länger dauern als die Datenmenge vermuten lässt.

Was kopiert wird

• Alle Mails im Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Spam, Papierkorb
• Alle Labels als IMAP-Ordner
• Read/Unread-Status und Sterne (als IMAP-Flags)
• Originale Sende-/Empfangs-Daten

Was nicht automatisch:

• Filter und Regeln (in Gmail unter Einstellungen → Filter)
• Out-of-Office-Notizen (Gmail’s Vacation Responder)
• Aliase und Weiterleitungen (Gmail-Settings)
• Kalender und Kontakte — siehe unten

Kalender migrieren

Google-Kalender exportieren:

1. calendar.google.com → Einstellungen → Tab Importieren & exportieren.
2. Exportieren klicken → ZIP wird heruntergeladen.
3. ZIP entpacken — pro Kalender eine .ics-Datei.

In SOGo importieren:

1. SOGo Webmail → Tab Kalender → Kalender wählen.
2. Importieren → ICS-Datei.

Pro Kalender separat importieren. SOGo legt einen Kalender an, falls noch nicht da — alternativ kannst Du bestehende Kalender erweitern.

Kontakte migrieren

Google-Kontakte exportieren:

1. contacts.google.com → Exportieren (Menü links).
2. vCard (für iOS-Kontakte) wählen.
3. Datei wird heruntergeladen.

In SOGo importieren:

1. SOGo Webmail → Tab Adressbücher → Adressbuch wählen.
2. Importieren → vCard-Datei.

Der Stichtag — DNS-Wechsel

Wie bei Microsoft 365:

Tag X-1, Abend:

1. Wir starten finalen Differenz-Sync.
2. Du änderst die DNS-MX-Einträge auf unsere Mailserver. Wir geben Dir die Werte.

Tag X: 3. Mails kommen jetzt bei Mailcow an. 4. Wir machen finalen Differenz-Sync. 5. Endnutzer richten ihre Mailclients auf Mailcow um.

Tag X+14: 6. Google-Workspace-Subscription kann gekündigt werden.

Mailclients umkonfigurieren

Google Workspace nutzte oft die Gmail-App, Outlook mit Exchange-Setup oder Apple Mail mit Gmail-Konfiguration. Pro Endnutzer:

1. Altes Konto in der Mail-App entfernen.
2. Neues Konto als IMAP gegen Mailcow einrichten — siehe Server-Daten Referenz.
3. Erst-Sync läuft, dann ist das Postfach wieder da.

Aus unserer Erfahrung: Gmail-App auf Android weiter nutzen, aber als Drittanbieter-IMAP-Konto — dann ist der gewohnte Workflow gleich, ohne Cloud-Routing über Google. Siehe Gmail-App für eigene Mail-Adresse.

Was schief gehen kann

Throttling von Google: bei IMAP-Volumen über ~500 MB/h drosselt Google. Wir setzen die Sync-Geschwindigkeit niedriger, dauert dann länger. Bei sehr großen Migrationen verteilen wir auf mehrere Nächte.

App-Passwort funktioniert nur mit aktiver 2FA: viele Workspace-Accounts haben 2FA aktiv, das ist gut. Wenn nicht: 2FA aktivieren ist Voraussetzung für App-Passwörter.

Hangouts-Migration nicht möglich: Chats aus Hangouts oder Google Chat werden nicht zu Mailcow Talk migriert. Talk ist eine eigenständige Lösung.

Aliase / Sub-Domain-Setups: Wenn Du in Google Workspace komplexe Aliase (z.B. info@deinverein.de → vorname@deinverein.de) hast, müssen die in Mailcow neu eingerichtet werden — siehe Aliase und Catchall.

Sehr lange Mail-Threads: Gmail’s Konversations-Ansicht zeigt Threads gebündelt, IMAP-Ordner zeigen einzelne Mails. Beim ersten Sync wirken die Mails verstreuter — das ist nur eine andere Anzeige, alle Mails sind da.

Google Takeout für komplettes Backup

Falls Du parallel ein vollständiges Backup Deiner Google-Daten willst (nicht nur für Migration):

1. takeout.google.com.
2. Auswählen: Mail, Kalender, Kontakte, ggf. Drive, Photos.
3. Format wählen → ZIP-Größe (max 50 GB pro Datei).
4. Google bereitet das Archiv vor (kann 1–7 Tage dauern bei großen Tenants).
5. Download-Link kommt per Mail.

Praktisch als „rückwärts kompatibles” Backup, falls Du irgendwann doch wieder zurück willst.

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine Standard-Migration (5 Postfächer, je 10 GB)? Etwa ein Tag. Erste Migration über Nacht, kleine Differenzen am nächsten Morgen.

Können wir während der Migration arbeiten? Ja. Mails kommen weiter bei Google an, sobald wir DNS umstellen, bei Mailcow.

Was, wenn Endnutzer Outlook mit Exchange-Setup hatten (Office 365 + Google-Domains)? Manche Setups nutzen Outlook mit Exchange-Connector zu Google. Beim Wechsel zu Mailcow müssen sie auf IMAP umstellen — Outlook neu konfigurieren.

Werden Google-Drive-Files mitgenommen? Nein, Drive ist separates Produkt. Bei Bedarf: zu Nextcloud Hosting oder storageDRIVE wechseln (was viele unserer Kunden parallel zu Mailcow buchen).

Wir nutzen Google Tasks, geht das mit? Tasks werden nicht direkt migriert. Du kannst Sie in Google Calendar exportieren (sie sind als ICS-Termine inkludiert) und in SOGo Tasks anlegen. Manueller Aufwand.

Was, wenn meine Google Workspace 2FA-Backup-Codes verschwunden sind? Du brauchst sie nicht für die Migration — App-Passwort reicht. Aber für die Workspace-Admin-Sitzung selbst brauchst Du irgendeine Auth-Methode. Falls verloren: Google’s Account-Recovery durchlaufen.

Welche Daten bleiben bei Google nach der Migration? Alle, bis Du die Subscription kündigst und Google das Workspace-Konto löscht. Wir empfehlen, 30–60 Tage parallel zu fahren — als Sicherheits-Puffer, falls etwas in Mailcow fehlt.

Können wir manche Mails aussortieren? Vor der Migration: ja, in Gmail Spam/Werbung/alte E-Mails löschen, dann sauber migrieren. Nach der Migration: aus Mailcow löschen, geht jederzeit.

Weiter geht’s

• Migration von Microsoft 365 zu Mailcow
• Migration aus altem IMAP-Anbieter
• Mail-Reputation aufbauen