Sharing mit Externen — Public-Links mit Schutz

Sharing-Links sind der einfachste Weg, Files mit Personen zu teilen, die keinen storageDRIVE-Account haben. Eine URL, die Du per Mail oder Messenger schickst — der Empfänger klickt und sieht Deine Datei. Mit Optionen für Passwort, Ablaufdatum, Berechtigungen.

Wo Du Sharing-Links erstellst

Drei Wege:

A) File Station

Datei oder Ordner rechtsklick → Freigeben

B) Synology Drive (Browser)

Datei oder Ordner rechtsklick → Freigeben

C) Drive Client (Desktop) / Mobile-App

Datei rechtsklick → Synology Drive → Freigeben

Alle führen zum gleichen Sharing-Dialog mit den gleichen Optionen.

Sharing-Optionen

Der Dialog bietet:

Berechtigung

• Vorschau (read-only): Empfänger kann nur sehen
• Herunterladen: Empfänger kann die Datei runterladen
• Bearbeiten: Empfänger kann (nur Office-Files) im Browser editieren
• Hochladen: Empfänger kann eigene Files in einen geteilten Ordner hochladen

Passwort-Schutz

Aktivieren → Passwort vergeben.

Empfänger braucht Passwort beim Öffnen des Links. Schick das Passwort über einen anderen Kanal (z.B. SMS, wenn Link per Mail).

Empfehlung: für sensitive Files immer Passwort.

Ablaufdatum

Aktivieren → Datum wählen.

Nach Ablauf wird Link ungültig. Praktisch für:

• Bewerbungsunterlagen (3 Wochen)
• Foto-Galerien an Freunde (1 Monat)
• Vertrags-Übergabe (1 Woche)

Bandbreiten- und Download-Limits

Optional: max. Anzahl Downloads, max. Datenvolumen pro Empfänger.

Praktisch wenn Du eine 5 GB-Datei teilst und nicht willst, dass jemand sie zigmal runterlädt.

Link-URL

Nach Speichern bekommst Du eine URL, etwa:

https://drive.xaweho.de/d/s/abc123XyZ/

In der Zwischenablage automatisch — direkt einfügen in Mail/Messenger.

Was der Empfänger sieht

Klick auf Link → Browser öffnet:

Bei einzelner Datei

• Dateiname
• Vorschau (Bild, PDF, Office, Video)
• Download-Button (wenn Berechtigung)

Bei Ordner

• Datei-Liste
• Vorschau pro Datei
• Download-Button für einzelne Files
• ZIP-Download für ganzen Ordner (bei großen Ordnern)
• Bei Upload-Recht: Upload-Button für eigene Files

Empfänger braucht keinen Account, keinen Login (außer Passwort, wenn gesetzt).

Geteilte Links verwalten

In Synology Drive Browser → Sidebar → Geteilte Links.

Liste aller aktiven Sharing-Links mit:

• Datei/Ordner-Name
• Erstellt am
• Ablaufdatum
• Anzahl Downloads
• Status

Aktionen:

• Link kopieren
• Berechtigung ändern
• Passwort/Ablauf ändern
• Link deaktivieren (Link wird ungültig)

Empfehlung: alle paar Wochen durchgehen und alte Links abschalten.

Use Cases

Foto-Galerie an Familie

Du machst Hochzeit-Fotos, willst die Familie teilen lassen ohne Account.

→ Public-Link auf Album mit:

• Berechtigung: Vorschau + Download
• Ablauf 6 Monate
• Optional Passwort

→ Link in Familie-Mail-Verteiler

Bewerbungsunterlagen

Du schickst Lebenslauf an HR.

→ Public-Link auf PDF mit:

• Berechtigung: Download
• Ablauf 4 Wochen
• Passwort (per SMS)

Datei-Sammelpunkt für Mitarbeiter

Du sammelst Belege von Außendienst-Mitarbeitern.

→ Public-Link auf Ordner mit:

• Berechtigung: Hochladen (kein Lesen)
• Kein Ablauf
• Passwort für jeden Mitarbeiter (oder eigenes Passwort pro Link)

→ Mitarbeiter laden ihre Belege hoch, sehen aber nicht die der anderen

Anwalt schickt Vertragsentwurf

Sensitive Daten — extra Schutz.

→ Public-Link auf Vertrag-PDF mit:

• Berechtigung: nur Vorschau (kein Download)
• Ablauf 7 Tage
• Passwort
• Download-Limit 1

Sharing innerhalb der Familie

Bei Familien-Tarif: jeder hat eigenen Account, kann Files mit anderen Familienmitgliedern teilen.

Methode 1: per Public-Link (wie an Externe — funktioniert auch).

Methode 2: Mit DSM-Account teilen — Synology Drive → rechtsklick → Freigeben mit Personen → Familienmitglied auswählen.

Vorteil: kein Public-Link nötig, der versehentlich weitergegeben werden könnte. Datei erscheint im Mit mir geteilt-Bereich des Empfängers.

Stolperfallen

Public-Links kontrollieren

Wenn jemand Deinen Public-Link weiterleitet, hat der dritte auch Zugriff. Lösung:

• Passwort-Schutz aktivieren
• Ablaufdatum setzen
• Bei sehr sensitiven Files: lieber direkt mit DSM-Account-Sharing arbeiten (nur Empfänger hat Zugriff)

Sharing-Ordner und Tochterordner

Wenn Du einen Ordner mit Public-Link teilst, sind alle Inhalte geteilt — inklusive aller Unterordner. Sei vorsichtig, was darin liegt.

Office-Files Co-Editing über Link

Bei Edit-Recht öffnet sich Synology Office im Browser für den Externen. Externe können parallel mit Dir editieren — Co-Editing-Funktion mit Cursor-Sichtbarkeit. Praktisch, aber: alle parallelen Editoren sehen den Inhalt.

Ablaufdatum ist serverseitig

Auch wenn der Link bei Empfänger im Browser-History bleibt — nach Ablauf gibt der Server keine Daten mehr raus. Sicher.

Audit / Statistik

In Geteilte Links siehst Du pro Link:

• Wann zuletzt aufgerufen
• Wie oft heruntergeladen
• IP-Adressen der Zugriffe (anonymisiert nach DSGVO)

Bei verdächtiger Aktivität: Link sofort deaktivieren.

Häufige Fragen

Wie lange ist die Standard-Ablaufzeit? Default keine Ablaufzeit (Link bleibt unbefristet). Du musst aktiv ein Datum setzen.

Kann der Link öffentlich gegoogelt werden? Nein. Links haben kryptografische IDs (typisch 10+ Zeichen) — nicht erratbar. Aber: wenn Du den Link an viele Personen schickst und einer ihn ins Web stellt, kann Google ihn finden. Daher Passwort-Schutz für Sensitives.

Kann ich Sharing-Links per Mail direkt versenden? Im Sharing-Dialog gibt’s eine Per Mail senden-Option — Synology schickt den Link direkt an eingegebene Mailadresse über den von uns konfigurierten Mailserver.

Funktioniert Sharing auch ohne Internet auf Empfänger-Seite? Nein. Empfänger braucht Internet, um die URL zu öffnen.

Kann Empfänger das Sharing-Passwort ändern? Nein, nur Du. Wenn Du Passwort tauschen willst: in Geteilte Links den Link-Eintrag editieren.

Funktioniert Public-Link bei sehr großen Files (>10 GB)? Ja. Empfänger kann runterladen, Browser muss damit umgehen — manche Browser haben Limits (Safari hatte historisch 4 GB-Limit).

Geteilter Ordner mit Schreibrecht — sehen alle Empfänger einander? Ja. Alle, die mit demselben Link den Ordner geöffnet haben, sehen alle Files (auch die anderen Empfänger).

Sharing für sensitive Geschäfts-Daten — gibt’s Audit-Logs auf Server-Seite? Server-Logs schauen wir nicht regelmäßig an, aber bei Compliance-Bedarf können wir auf Anfrage detaillierte Audit-Logs aktivieren. Schreib uns Ticket.

Weiter geht’s

• File Station
• Synology Drive Browser
• Account und Quota