Collabora Online einrichten und nutzen

mittel · Stand 8. Mai 2026

Collabora Online ist die LibreOffice-basierte Office-Suite für Nextcloud. Ist die richtige Wahl, wenn Du primär mit OpenDocument-Format (.odt, .ods, .odp) arbeitest oder wenn LibreOffice-Look-and-Feel für Dich vertraut ist.

Setup-Varianten

Wie bei OnlyOffice gibt’s Collabora in drei Varianten:

App-Store-Variante (CODE Free): built-in, läuft direkt auf dem Nextcloud-Server. Performance-Limit bei ~5–10 parallelen Editoren.
Dedizierter Collabora-CODE-Server: separate Maschine, kostenlose Version, stabiler.
Dedizierter Collabora Online (kommerziell): kostenpflichtige Lizenz, voller Feature-Set, kommerzieller Support, unbegrenzt parallele Editoren.

Aktive Variante siehst Du in Verwaltungs-Einstellungen → Collabora Online — dort steht entweder „Built-in CODE” oder die externe Server-URL.

Was wir bei xaweho aufsetzen

Bei dediziertem Setup:

Collabora-Server im selben Standort wie Deine Nextcloud
TLS-Zertifikat
WOPI-Schnittstelle konfigurieren
Nextcloud-Settings entsprechend eintragen
Smoke-Test mit Beispiel-Datei

Bei kommerzieller Lizenz: Lizenz-Aktivierung übernehmen wir, Du bekommst keine separate Datei.

Datei in Collabora öffnen

Klick auf eine .odt, .ods, .odp, .docx, .xlsx, .pptx in Files → Collabora öffnet im Browser.

Wenn sowohl OnlyOffice als auch Collabora installiert sind: Nextcloud fragt beim Öffnen, mit welchem Editor. Default lässt sich pro File-Typ einstellen.

Co-Editing

Mehrere User parallel an einer Datei: Cursor und Avatare anderer User sichtbar, Änderungen werden synchronisiert.

Aus unserer Erfahrung: bei 2–4 parallelen Editoren stabil. Bei 5+ wird’s bei der App-Store-Variante zäh. Dedizierter Server hilft.

Was Collabora besonders gut kann

OpenDocument-Format: native Unterstützung, kein Konversions-Verlust
LibreOffice-Templates: alle bestehenden .ott/.ots/.otp-Templates funktionieren
OpenSource-Stack: keine kommerzielle Lizenz nötig in der Free-Variante
Datenschutz: keine Telemetrie, keine Cloud-Drittanbieter

Wo Collabora schwächer ist

.docx mit komplexen Formatierungen: gelegentliche Layout-Verschiebungen — Tabellen, Spalten, Bildposition. Bei einfachen Files okay, bei komplexen MS-Word-Vorlagen aus Behörden manchmal problematisch.
.xlsx mit Pivot-Tabellen: gehen, aber Bedienung weniger intuitiv als in MS Excel.
UI: klassisch LibreOffice — wer nur Microsoft Office kennt, muss sich umgewöhnen.

Aus unserer Erfahrung: für reine ODF-Workflows ist Collabora ideal. Wer hauptsächlich .docx und .xlsx öffnet, fährt mit OnlyOffice runder.

Kommentieren und Track Changes

Wie OnlyOffice unterstützt:

Kommentare: Stelle markieren → rechte Sidebar → Kommentar einfügen
Track Changes: Bearbeiten → „Änderungen aufzeichnen”. Andere User können akzeptieren / ablehnen
Versionsverlauf: Datei → Versionsverlauf

Funktioniert solide, ist nur etwas langsamer als bei OnlyOffice.

Templates

LibreOffice-Templates direkt nutzbar:

.ott / .ots / .otp Datei in Nextcloud-Ordner
Rechtsklick auf Ordner → Vorlage festlegen
Bei „Neue Datei” sind die Templates verfügbar

Praktisch z.B. für Vereins-Briefköpfe, Vorstands-Protokoll-Vorlagen, Rechnungs-Templates.

Externe Gäste

Public-Link mit Edit-Rechten → externer Gast kann ohne Account in Collabora editieren.

Funktioniert wie bei OnlyOffice — wir empfehlen passwortgeschützte Links mit Ablauf.

Was Collabora nicht kann

Macros: keine VBA-Unterstützung. LibreOffice-Basic-Makros werden teilweise erkannt, aber nicht ausgeführt.
Sehr komplexe Excel-Formeln: Power Query, Power Pivot, manche neuere Excel-Funktionen fehlen.
MS-Office-Animationen in PowerPoint: vereinfachte Darstellung, manche Effekte gehen verloren.

Beide parallel installieren?

Ja, technisch möglich. Vorteil: User können pro Datei wählen.

Nachteil: doppelter Wartungs-Overhead, evtl. doppelte Server-Kosten bei dedizierter Variante.

Unser Rat: eine Suite reicht für 95% aller Setups. Beide nur, wenn ihr bewusst gemischte ODF/MS-Workflows habt.

Häufige Fragen

Welche Variante hab ich gerade aktiv? Verwaltungs-Einstellungen → Collabora Online: dort steht die Server-URL. „Built-in CODE” = App-Store-Variante. Externe URL = dedizierter Server.

Wie viele User schaffen wir parallel?

App-Store CODE Free: ~5–10 stabil
Dediziert CODE Free: ~15–20
Dediziert Collabora Online (kommerziell): unbegrenzt (Hardware-abhängig)

Funktioniert Collabora auf dem Smartphone? Browser-Editing ja, aber auf Smartphone-Bildschirmen ist’s mühsam. Empfehlung: Tablet oder Desktop.

Auto-Save? Bei Inaktivität alle 10 Sekunden, oder bei explizitem Save.

Lokale LibreOffice-Files öffnen? Klar, ist ja LibreOffice-basiert. Versions-Inkompatibilitäten sind selten — Collabora ist meistens auf einem aktuellen LibreOffice-Stand.

Wechsel von OnlyOffice zu Collabora — geht das? Ja, jederzeit. Alte Files bleiben unverändert (Standard-Formate). Wir machen den Wechsel auf Wunsch — Ticket reicht.

Kommerzielle Lizenz — was kostet die? Hängt von User-Anzahl ab. Schreib uns ein Ticket, wir machen Angebot. Im Bereich €5–10/User/Monat.

Druck aus Collabora? Datei → Drucken erzeugt PDF, Druck via Browser. Direkt-Druck zum Drucker nicht möglich.

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