Service-Vereinbarung Mail

Diese Service-Vereinbarungs-Bedingungen (kurz „SVB") konkretisieren unsere AGB für unsere Mail-Produkte. Sie regeln, was wir konkret leisten, was Du als Kunde leistest, und welche Nutzung wir nicht zulassen. Bei Widersprüchen zwischen SVB und AGB geht die produktspezifische SVB vor.

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese SVB gelten für folgende Produkte:

• Mailhosting — professionelles Mailhosting unter eigener Domain;
• Postfach — Einsteiger-Postfach unter @postfach.re.

(2) Ergänzend gelten unsere AGB in der jeweils aktuellen Fassung. Bei Widersprüchen geht die produktspezifische Regelung dieser SVB vor.

(3) Soweit eine Regelung in dieser SVB ausdrücklich nur für eines der beiden Produkte gilt, ist dies kenntlich gemacht. Im Übrigen gelten die Regelungen für beide Produkte gleichermaßen.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Wir stellen Dir ein oder mehrere E-Mail-Postfächer auf unserer Mail-Infrastruktur (Mailcow-Stack mit Postfix, Dovecot, Rspamd, ClamAV, SOGo) bereit. Die genaue Postfach- und Speicher-Konfiguration ergibt sich aus dem jeweiligen Tarif.

(2) Im Leistungsumfang enthalten sind insbesondere:

• Mailversand und -empfang über SMTP, POP3, IMAP (jeweils mit TLS-Pflicht);
• Push-Mail über Microsoft Exchange ActiveSync;
• CalDAV-Kalender, CardDAV-Adressbuch und Aufgaben über SOGo;
• Webmail-Oberfläche (SOGo) unter einer von uns bereitgestellten URL;
• mehrstufiger Spam- und Virenfilter mit Selbstlern-Funktion und Quarantäne-Bereich;
• DKIM-Signatur ausgehender Mails, SPF- und DMARC-Konfiguration sowie MTA-STS — automatisch eingerichtet und gepflegt;
• App-Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP, U2F/WebAuthn);
• Sieve-Filterregeln und Plus-Adressen;
• kostenloses IMAP-Migrations-Tool im Postfach-Backend für den Self-Service-Umzug von einem anderen Anbieter;
• tägliche Backups gemäß § 7.

(3) Speziell beim Mailhosting stellen wir Dir zusätzlich bereit:

• Hosting beliebiger Postfächer und Aliase unter Deiner eigenen Domain (Anzahl je nach Tarif);
• Catch-all-Adresse und geteilte Kalender (in den dafür vorgesehenen Tarifen);
• Domain-Admin-Oberfläche zur Selbstverwaltung Deiner Postfächer.

(4) Speziell beim Postfach stellen wir Dir bereit:

• genau ein Postfach unter <dein-name>@postfach.re mit der im Tarif angegebenen Quota;
• Tarif-Wechsel zwischen den Größen jederzeit möglich, ohne dass das Postfach neu eingerichtet wird;
• nahtlosen Upgrade-Pfad auf Mailhosting Solo, wobei die alte @postfach.re-Adresse als Alias parallel aktiv bleibt.

(5) Nicht im Leistungsumfang enthalten sind insbesondere:

• die Registrierung von Domains — diese erfolgt nach den jeweiligen TLD-Vergabebedingungen;
• Migration durch uns (kostenloses Self-Service-Tool im Backend; eine durch uns durchgeführte Migration ist als Aufwand-Option separat zubuchbar — siehe § 9);
• Newsletter- oder Marketing-Versand (siehe § 6).

§ 3 Pflichten und Verantwortung des Kunden

(1) Du bist verantwortlich für alle Inhalte, die Du über die Mail-Infrastruktur sendest, empfängst, speicherst oder über CalDAV/CardDAV synchronisierst.

(2) Du verpflichtest Dich, Zugangsdaten und insbesondere App-Passwörter vertraulich zu behandeln. Wir empfehlen Dir dringend die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung, weil ein Mailpostfach typischerweise der Master-Schlüssel zu vielen weiteren Accounts ist (Passwort-Reset-Mails).

(3) Beim Mailhosting bist Du als Domain-Admin verantwortlich für die Anlage und Pflege der einzelnen Postfächer Deiner Nutzer (z. B. Familie, Verein, Team) sowie für die Vergabe und Pflege deren Zugangsdaten.

(4) Du verpflichtest Dich, die für den ordnungsgemäßen Mailbetrieb erforderlichen DNS-Einträge (insbesondere MX, SPF, DKIM, DMARC) gemäß unseren Vorgaben zu setzen bzw. setzen zu lassen. Wir unterstützen Dich dabei auf Anfrage.

§ 4 Verfügbarkeit und Wartung

(1) Wir streben für die Mail-Infrastruktur eine Jahres-Verfügbarkeit von 99,9 % an. Wartungs- fenster zählen nicht zur Unverfügbarkeit (siehe AGB § 4 Abs. 2 f.).

(2) Sicherheits- und Reputations-relevante Updates der Mail-Komponenten (insbesondere Postfix, Dovecot, Rspamd, ClamAV-Signaturen, Anti-Spam-Regeln) spielen wir laufend ein. Größere Versions- Sprünge kündigen wir mit Wartungsfenster an.

(3) Eingehende Mails, die während eines kurzen Ausfalls nicht zugestellt werden können, werden vom sendenden Server typischerweise selbständig gemäß RFC 5321 erneut zugestellt (Mail-Queue beim Absender). Ein Mailverlust durch kurzfristige Wartungen ist daher in der Regel ausgeschlossen.

§ 5 Acceptable Use — was nicht erlaubt ist

(1) Ergänzend zu AGB § 6 sind über unsere Mail-Infrastruktur insbesondere folgende Nutzungen untersagt:

• der Versand unverlangter Massen-E-Mails (Spam) in jeglicher Form;
• der Versand von Newslettern, Marketing-Mailings oder transaktionalem Massen-Versand über die regulären Mail-Postfächer — für solche Anwendungsfälle bitten wir Dich, einen darauf spezialisierten Sender-Dienst zu nutzen (z. B. Sendinblue, Mailjet, listmonk). Die bei uns gehostete Mailadresse darfst Du dort als Absender hinterlegen, das ist kein Problem;
• der Versand von Phishing-Mails, Mails mit Schadcode-Anhängen oder Mails mit täuschenden Absender-Identitäten (E-Mail-Spoofing);
• der Betrieb eines offenen Relays oder einer eigenen Mailweiterleitungs-Infrastruktur, die Mails Dritter ohne deren Wissen ausliefert;
• Bulk-Mailings an mehr als 50 Empfänger gleichzeitig (Cc/Bcc/Verteiler-Listen) über das reguläre Postfach;
• jede Form der missbräuchlichen Nutzung von Kalender- und Kontakt-Einladungen für Werbe- oder Spam-Zwecke;
• die Verwendung als technisches Hilfsmittel für Straftaten jeglicher Art (Erpressung, Betrug, Schadcode-Verbreitung etc.).

(2) Bei begründetem Verdacht oder konkretem Hinweis auf einen Verstoß sind wir nach Maßgabe der AGB § 9 berechtigt, das betroffene Postfach oder den gesamten Account vorübergehend zu sperren. Bei akuter Gefahr für die IP-Reputation unserer Mail-Server oder für Dritte können wir ohne vorherige Anhörung sperren und Dich nachträglich informieren.

§ 6 Mailversand — Limits und Bedingungen

(1) Der Mailversand pro Postfach ist serverseitig auf ein faires Stunden- und Tages-Limit begrenzt, das deutlich oberhalb einer üblichen persönlichen oder geschäftlichen Nutzung liegt. Konkret gilt aktuell ein Versand-Limit von höchstens 500 Mails pro Stunde pro Postfach und einer entsprechenden Tages-Grenze. Wir behalten uns vor, diese Limits zum Schutz unserer Mail-Infrastruktur und der IP-Reputation jederzeit anzupassen — Du wirst dadurch im Regelbetrieb nicht spürbar eingeschränkt.

(2) Bei Überschreitung der Versand-Limits drosseln wir den ausgehenden Versand temporär oder sperren ihn ganz. Wir kontaktieren Dich in solchen Fällen, um die Ursache zu klären.

(3) Bei wiederholten Hard-Bounces, Spam-Beschwerden oder negativen Reputations-Signalen aus Deinem Postfach behalten wir uns vor, das Postfach für den ausgehenden Versand zu sperren, um die IP-Reputation unserer Mail-Server zu schützen.

(4) Eingehende Mails, die Viren oder eindeutig schädliche Inhalte enthalten, werden bereits bei Annahme abgewiesen. Spam-verdächtige Mails landen in der Quarantäne bzw. im Junk-Ordner; die Filter-Stärke ist pro Postfach konfigurierbar.

§ 7 Backups

(1) Wir erstellen tägliche Backups Deiner Mailbox-Inhalte (Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben) mit einer Aufbewahrung von 7 Tagen. Die Backups werden standortübergreifend zwischen unseren Rechenzentren gespiegelt.

(2) Eine Wiederherstellung einzelner Mails, ganzer Ordner oder kompletter Postfächer aus diesen Backups erfolgt auf Anfrage per Ticket.

(3) Trotz unserer Backup-Mechanismen empfehlen wir Dir, geschäftskritische Mail-Korrespondenz in regelmäßigen Abständen lokal zu sichern (z. B. über die Archivierungs-Funktion Deines Mailclients oder per IMAP-Download). Siehe auch AGB § 7 Abs. 3.

§ 8 Datenschutz, Logging und Auskunftsverlangen

(1) Mailbox-Inhalte (Mails, Anhänge, Kalender, Kontakte) speichern wir verschlüsselt at-rest. Wir verwenden diese Inhalte ausschließlich zur Diensterbringung; jede inhaltliche Auswertung — insbesondere zu Werbe- oder Trainings-Zwecken — findet nicht statt.

(2) Minimal-Logging: Verkehrsdaten (wer hat wann von wo eine Mail gesendet oder empfangen) speichern wir bewusst nicht persistent auf Disk. Diese Daten leben flüchtig im Arbeitsspeicher der Mail-Komponenten und sind weg, sobald sie für die operative Verarbeitung nicht mehr benötigt werden. Folge: bei behördlichen oder zivilrechtlichen Auskunftsverlangen können wir nur das herausgeben, was zum Zeitpunkt der Anfrage tatsächlich noch vorhanden ist — und das ist bei Verkehrsdaten regelmäßig nichts.

(3) Im Übrigen gelten unsere allgemeinen Regelungen zu Datenschutz und Auskunftsverlangen aus AGB § 13 sowie der separaten Datenschutzerklärung.

§ 9 Migration vom alten Anbieter

(1) Im Postfach-Backend steht Dir ein kostenloses IMAP-Migrations-Tool zur Verfügung. Du trägst dort die Zugangsdaten Deines alten Mail-Anbieters ein, der Sync läuft automatisch im Hintergrund und übernimmt Mails inkl. Ordnerstruktur und Lese-Status. Diesen Self-Service-Weg nutzt Du ohne Aufpreis.

(2) Auf Anfrage übernehmen wir die Migration auch als bezahlte Begleit-Option: wir kümmern uns dann um Konfiguration, Durchführung und Nachkontrolle. Abrechnung erfolgt nach tatsächlichem Stundenaufwand. Den Aufwand kalkulieren wir vorab transparent für Dich.

(3) Die DNS-Umstellung bei einem Anbieter-Wechsel (MX-, SPF-, DKIM-, DMARC-, ggf. MTA-STS-Einträge) begleiten wir auf Anfrage immer — unabhängig davon, ob Du die eigentliche Migration selbst vornimmst oder uns beauftragst. Damit beim Wechsel keine eingehenden Mails verloren gehen.

(4) Kontakte und Kalender sind nicht Teil eines IMAP-Syncs. Diese exportierst Du beim alten Anbieter (z. B. als VCF-/ICS-Datei oder über CalDAV/CardDAV) und importierst sie bei uns über die SOGo-Webmail-Oberfläche.

§ 10 Beendigung und Datenlöschung

(1) Bei Beendigung des Vertrags werden Deine Mailbox-Inhalte innerhalb von 14 Tagen gelöscht. Du erhältst vor Beendigung eine angemessene Frist zur Sicherung Deiner Daten — typischerweise per IMAP-Download oder Export der Kalender/Kontakte über CalDAV/CardDAV.

(2) Backup-Reste in unseren Backup-Systemen werden gemäß AGB § 11 Abs. 2 spätestens 30 Tage nach Vertragsende automatisch gelöscht.

(3) Bei Wechsel vom Postfach auf Mailhosting Solo wird das Postfach nicht beendet, sondern lediglich umgehängt — Deine alte @postfach.re- Adresse bleibt als Alias parallel aktiv, ohne dass eingehende Mails verloren gehen.

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Stand: 19. Mai 2026
Bei Rückfragen zu diesen SVB schreib uns bitte ein Ticket.